Meistern Sie die großen Herausforderungen des strategischen Einkaufscontrollings

Einkauf wird in modernen Unternehmen nicht mehr als reine Bestellfunktion gesehen. Das bedeutet, dass die Einkaufsabteilung auch zunehmend strategisch agieren muss. In mehrschichtigen, evtl. multinationalen, Unternehmensstrukturen findet der Einkauf allerdings noch oft lokal statt, ohne dass die Zentrale eine genaue Kenntnis über die Einzelaktivitäten hat.

Um dem entgegenzuwirken, werden zentrale, strategische Einkaufsorganisationen installiert. Der CPO (Chief Purchasing Officer) trägt die Verantwortung gegenüber der Geschäftsleitung. Zentrale Voraussetzung hierfür ist ein unternehmensübergreifendes Berichtswesen, das die Tätigkeiten und Entscheidungen des Einkaufs unterstützt und deren Ergebnisse transparent und bewertbar macht.

Wie CPOs Margen optimieren und ein effizientes Controlling durchführen

Moderne Software für Einkaufscontrolling schafft eine nachhaltige Datentransparenz durch eine detaillierte und einheitliche Datenbasis für das ganze Unternehmen. SpendControl setzt dazu automatisierbare Kategorisierungen nach einem harmonisierten Standard (z. B. eClass oder UNSPSC) ein.

Ein zentraler Spend- und Savings-Cube stellt die Integrität Ihrer Daten sicher und macht diese messbar. Die Quelldaten werden ohne Umwege direkt aus den ERP-Systemen gezogen. Notwendige Berechnungen werden direkt in SpendControl vorgenommen, manuelle Schnittstellen auf ein Minimum reduziert. Die Plausibilität der Daten kann überprüft und bei Bedarf schnell korrigiert werden. Da SpendControl auch Berichte für Sie automatisch erstellt, ist ein subjektiver Einfluss, oder sogar eine Manipulation der Ergebnisse ausgeschlossen.

Der einheitliche Kategorisierungsstandard und die automatisierte Klassifizierung Ihrer Belege stellen alle Einkaufsdaten auf eine gemeinsame, vergleichbare Basis und führt somit eine gemeinsame unternehmensweite Sprache ein. Alle Daten werden nach der gleichen Methodik erhoben und weiterverarbeitet.

Alle Daten, Analysen und Ergebnisse werden unternehmensweit vergleichbar und bilden das Fundament für nachhaltige faktenbasierte Entscheidungen im Einkauf, die zu signifikanten Einsparungen führen.

SpendControl ermöglicht Ihnen die Berechnung dieser Einsparungen sowie die separate Betrachtung von Preis-, Mengen-, Rohmaterial- und Währungseffekten. Der beeinflussbare Erfolg Ihrer Einkaufsabteilung wird messbar und für alle Beteiligten transparent.

Das automatisierte Berichtswesen der Software unterstützt Ihr strategisches Einkaufscontrolling. Es stehen vordefinierte Standardberichte und die Möglichkeit zur Definition von individuell maßgeschneiderten Reports zur Verfügung. Alle Berichte können regelmäßig und automatisch aktualisiert und in unterschiedlichen Formaten an die Empfänger verteilt werden. Für Ad-hoc-Abfragen stellt SpendControl eine mächtige Funktionalität bereit, die ohne technische Vorkenntnisse von den Fachabteilungen selber bedient werden kann.

Ganz nebenbei verbessert SpendControl auch die Steuerung Ihrer lokalen Einkaufsprozesse, da auch die Qualität der Stammdaten in den Unternehmenseinheiten transparent wird.

Wie Datentransparenz sofort Einsparungen in Höhe von 3% bis 10% ermöglicht

Unsere umfangreiche Erfahrung aus Projekten im strategischen Einkauf zeigt, dass sich Savings in Höhe von 3%-10% des externen Einkaufsvolumens alleine durch Schaffung von Transparenz realisieren lassen.

Die durch die erhöhte Transparenz unterstützten Sourcing-Initiativen bringen nochmals durchschnittlich 7% an Einsparungen. Die nebenstehende Abbildung basiert auf Zahlen aus den von uns in den letzten Jahren selbst durchgeführten Projekten.

Vom CPO werden erhebliche Kosteneinsparungen erwartet.

Mit SpendControl können Sie Bündelungspotenziale erkennen. Diese Bündelungspotenziale bilden die Basis für neue Verhandlungen und einen möglichen Wechsel von Lieferanten.

Mit harmonisierten und feingranular klassifizierten Daten können Sie diese Tätigkeiten deutlich besser vorbereiten. Ihre Verhandlungsposition gegenüber den Lieferanten wird erheblich gestärkt. Einsparungen können transparent bewertet werden, wodurch der CPO seinen Wert, bzw. den seiner Abteilung gegenüber der Geschäftsleitung vollständig nachweisen kann.

Finden und Heben von Einsparpotenzialen im strategischen Einkauf

SpendControl unterstützt Sie, Einsparpotenziale im strategischen Einkauf zu erkennen und zu heben. Wir haben dazu den Begriff "Savings-Mining" kreiert. Er soll Ihnen analog zum Begriff Data Mining verdeutlichen, wie sie auf Basis Ihrer eigenen Einkaufsdaten Einsparpotenziale suchen und finden können.

Orpheus setzt dazu mit SpendControl ein hoch entwickeltes Spend-Management-System sowie spezielle Analyse-Verfahren ein, die sich in zahlreichen Kundenprojekten bewährt haben und weitgehend automatisch funktionieren. Ihre Einkaufsdaten werden hierzu von uns direkt aus Ihren ERP- oder Warenwirtschaftssystemen extrahiert und weiterverarbeitet.

In einem einzigartigen semantischen Daten-Management-Prozess holen wir das Maximum aus Ihren Quelldaten heraus und schaffen so die Transparenz, die Sie zur Unterstützung Ihrer strategischen Einkaufsentscheidungen, bzw. des Controllings benötigen.

Durch den Einsatz von Regeln, ergänzt durch statistische Verfahren und Methoden künstlicher Intelligenz, werden alle Daten in ein einheitliches, auf Ihre Einkaufsbedürfnisse zugeschnittenes, Beschaffungsgruppenschema eingeordnet. Lieferanten werden normalisiert und gruppiert sowie in eine Hierarchie eingeordnet, so dass gleiche bzw. zusammengehörige Datensätze bzw. Lieferanten in Ihren Berichten nur einmal auftauchen.

Analysieren Sie Ihre Daten mittels der von uns bereitgestellten, sofort verwendbaren, Standardberichte oder schneidern Sie sich Ihre eigenen Reports nach Maß.

Beantworten Sie Fragen schnell und ohne technische Vorkenntnisse mittels der mächtigen Ad-hoc-Abfragefunktionalität.

Die wichtigsten Kennzahlen im Einkaufscontrolling auf einen Blick

SpendControl unterstützt maßgeschneidert alle Bereiche des strategischen Einkaufs:

  • Kostenreduktion und Kostenvermeidung
  • Management der CPO-Organisation
  • Optimierung des Working Capital
  • Compliance & Prozesse
  • Qualität & Logistik
  • Potentialanalytik & Erfolgsmessung

» Die wichtigsten Kennzahlen im Einkauf (PDF)

Die Software ermöglicht die Beantwortung von Basisfragen zur Schaffung von Transparenz als auch von weitergehenden strategischen Fragen und stellt damit eine Verbindung zwischen dem Einkauf und dem Corporate Controlling sowie der Supply Chain her.

Für Auswertungen stehen verschiedene Bereiche mit umfangreichen Kennzahlen ( KPI ) zur Verfügung, die individuell erweitert werden können.

Alle wichtigen Einkaufskennzahlen - sofort sichtbar:

Beschaffungs­volumen

  • Bestell- / Rechnungs­volumen
  • Spendanteil je Kategorie
  • Low Cost Country Quote
  • ...

Einsparungen

  • Material-Preis-Veränderung
  • Prozesskosten
  • Verhandlungs­erfolge
  • Index-Effekte
  • ...

Working Capital

  • Zahlungsziele (initial)
  • Zahlungsziele (verhandelt)
  • ausgenutzte Zahlungstage
  • Bestände
  • ...

Compliance

  • Maverick Buying Quote
  • Rahmen­vertrags­ausnutzung
  • Preis-Compliance
  • Automati­sierungsgrad
  • ...

Lieferanten/Logistik

  • Bündelung
  • Lieferspektrum
  • Top Lieferanten pro Kategorie
  • Liefer- oder Termintreue
  • Qualität
  • ...

Effekte

  • Preistrends
  • Abweichungen
  • Rohmaterial-Effekte
  • Währungs-Effekte
  • Benchmarks
  • ...

SpendControl verbindet eine fundierte und nachhaltige Transparenz der Einkaufskosten mit einem aussagekräftigen Berichtswesen

SpendControl vereinigt die notwendigen Voraussetzungen für den strategischen Einkauf sowie für ein effizientes Controlling in einem System.

SpendControl zieht für Sie direkt und automatisch alle relevanten Einkaufsdaten aus den verschiedenen Quellsystemen ab. Die notwendigen Schnittstellen werden von Ihren IT-Spezialisten gemäß der bewährten Orpheus-Spezifikation entwickelt - natürlich unterstützen unsere erfahrenen Mitarbeiter dabei tatkräftig. Für Standard-ERP-Systeme wie SAP, IFS oder Microsoft Dynamics sind sofort einsetzbare, vorkonfigurierte Konnectoren verfügbar. In einem einzigartigen semantischen Daten-Management-Prozess werden alle Quelldaten bereinigt, angereichert und in ein einheitliche Warengruppenschema eingeordnet, das exakt auf Ihre Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten ist.

Anschließend stehen die Daten für Ihr Reporting zur Verfügung. SpendControl bringt eine ganze Reihe von Standardberichten und Analyseketten mit, die sich in unseren Projekten bereits bewährt haben. Die Möglichkeiten für die Definition von maßgeschneiderten Reports, bzw. neuen KPI’s (Kennzahlen für Ihr Einkaufscontrolling) sind nahezu grenzenlos.

Schnelle und nachhaltige Datentransparenz im strategischen Einkauf

SpendControl stellt für die Verbesserung Ihrer Datenqualität (Semantisches Daten-Management) drei eigenständige Module zur Verfügung:

  • Bereinigung und Strukturierung Ihrer Lieferanten-Stammdatensätze
  • Kategorisierung von Materialien bzw. Materialgruppen über Clusterungen
  • Automatisierte Klassifizierung von Belegen über Text-Mining

Letzteres stellt in seiner aktuellen Ausbaustufe ein echtes Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Spend-Management-Systemen dar.

Entwickelt wurden diese Module aus den Projekt-Anforderungen unserer Kunden. Beide Module sind pragmatisch aufgebaut sowie einfach bedienbar, so dass sie auch unter hohem Zeitdruck leicht eingesetzt werden können.

Diese Umsetzung hat sich schon oft im Projektalltag und im regelmäßigen Einsatz bewährt und konnte bisher alle Anforderungen bestens bedienen. Dies zeigt auch, dass die Funktionalität bereits einen hohen Reifegrad erreicht hat.

Bleiben Sie flexibel hinsichtlich Ihrer eingesetzten Hard- und Softwarelösungen

Unsere Software SpendControl lässt sich sowohl auf Microsoft Azure-Plattformen nutzen, als auch auf SAP HANA.

Dies hat für Sie den Vorteil, dass Sie bezüglich der Hard- und Softwareanforderungen flexibel bleiben.

Bei einem Systemwechsel - z. B. von Microsoft SQL-Server auf SAP HANA - können Sie das Konzept „mitnehmen“ und z. B. bei Zukäufen die Daten aus anderen Systemen leicht integrieren.

Das Berichtswesen kann auf beiden Plattformen (SAP, Microsoft) aufgesetzt werden. Auch Qlik-View wird als Front-End-Technologie unterstützt.

SpendControl ist Praxis-erprobt. Die Software wurde in jahrelanger Projektarbeit gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt und ist sowohl für den Einsatz in mittelständischen Unternehmen als auch in Großkonzernen konzipiert und erfolgreich implementiert. Sie hat sich dabei in einmaligen Projekten genauso bewährt, wie im nachhaltigen, dynamischen Einsatz. In die inhaltliche Konzeption ist das Know How von internationalen Unternehmensberatern und IT-Experten eingeflossen.

Optimierung des Working Capital sowie Bestands-Analysen

Das Working Capital eines Unternehmens gerät immer mehr in den Fokus der Geschäftsleitung. Sowohl das Zahlungsverhalten, wie auch die Lager-Dispositionen können unnötig große Mengen an Kapital binden.

Mit SpendControl analysieren Sie flexibel:

  • Lagerbestände
  • unnötig hohe Lagerumschlagszeiten
  • lange Prozess-Durchlaufzeiten
  • mangelnde Ausnutzung von Zahlungskonditionen und Zahlungsdauern etc.

SpendControl zeigt Ihnen mit spezialisierten Analysen und daran anknüpfenden Maßnahmen, wo Sie ansetzen können, um Ihr Kapital effizienter einzusetzen.

Ihr Gewinn: Effiziente Steuerung Ihrer Liquidität

Die Befreiung von Excel

Mangels eines einheitlichen Berichtswesens weichen Unternehmen oft auf eine Excel-basierte Lösung für die Umsetzung Ihres Einkaufscontrollings aus. Jeden Monat stellen die lokalen Einheiten manuell Daten zusammen und schicken diese an die Zentrale.

Diese Vorgehensweise hat mehrere Nachteile:

  • Erhebliche Belastung der Mitarbeiter außerhalb ihres Tagesgeschäfts
  • Lahmlegung der Einkaufsorganisation zu jedem Monatsbeginn
  • Einheitliche Struktur der Excel-Sheets schwer durchsetzbar (=> manuelle Konsolidierung)
  • Fehlerpotenzial durch manuelle Aufbereitung der Berichte
  • Erstellung notwendiger Basisauswertungen oft nur durch IT-Abteilung umsetzbar (die dafür keine Zeit hat)

Der weitaus größte Nachteil dieser Methode ist jedoch die Subjektivität der Daten sowie die unterschiedliche Methodik bei der Erstellung. Der berichtende Mitarbeiter trifft bei der Zusammenstellung seiner Zahlen zahlreiche Entscheidungen, auch um sich und seine Aktivitäten in möglichst positivem Licht darzustellen.

Im Extremfall sind die Zahlen in einem manuellen Berichtswesen manipulierbar und diese Manipulationen nur schwierig und mit zeitlicher Verzögerung zu entdecken.

Der CPO muss also Mitarbeiter anhand der Zahlen bewerten, die diese selbst zusammengestellt haben – eine paradoxe Situation. Ein Benchmarking zu anderen Einheiten wird durch die mangelnde Vergleichbarkeit erschwert.

Darüber hinaus ziehen die einzelnen Einheiten als Basis unterschiedliche Ausgangsgrößen heran (z. B. Bestellpreise vs. Standardkosten), die eine zentrale Auswertung erschweren. Ständige Diskussionen gibt es um das Thema Logistikkosten, die bei manchen Unternehmen im Rechnungspreis enthalten sind, bei anderen aber separat abgerechnet werden ... usw.

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