Reporting "zeitgemäß"

Was heißt denn hier zeitgemäßes Reporting?“

Nein, wir wollen nicht grundsätzlich schlechtmachen, was heute bereits existiert. Gerade in Sachen Reporting machen sich die Verantwortlichen in der Regel viele Gedanken. Dennoch haben wir in der Beschäftigung mit diesem Thema Erfahrungen gemacht, die wir gerne mit Ihnen teilen möchten. Natürlich sind wir nicht die Ersten, die über zeitgemäßes Reporting reden. Da gibt es echte Schwergewichte, wie beispielswiese Edward Tufte und Gene Zelazny in den USA oder Prof. Rolf Hichert, der in Deutschland, Österreich und der Schweiz deutliche Spuren hinterlassen hat. Diese Spezialisten haben das Thema „Information Design“ getauft.

Der Reportverantwortliche als Redakteur.
Ja, man macht sich viele Gedanken, wenn man einen neuen Report entwirft, denn man selber hat das notwenige Fachwissen und weiß auf jeden Fall, welche Inhalte hineingehören. Der Einkauf ist ja auch ein Spezialgebiet mit ganz eigenen Prozessen und Steuerungsmitteln. Unser Thema in diesem Artikel ist aber, wie man die eigenen Erkenntnisse nun so an die Empfänger bringt, dass sie verstehen, worum es geht oder was von ihnen gefordert ist. Wir reden da über ganz unterschiedliche Empfängertypen, wie CPO, Category-Manager oder auch assoziierte Fachbereiche.

Im schlimmsten Fall bekommen diese aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen Reports mit völlig unterschiedlichem Layout und noch schlimmer, sogar aus einem einzelnen Bereich, von verschiedenen Erstellern, ebenfalls völlig individuelle „Kreationen“. Erschwerend kommt hinzu, dass bei der einen Grafik die Farbe Orange vielleicht einen Negativ-Effekt darstellt und bei der anderen Orange für den Positiv-Effekt genutzt wird.

Unser Tipp an dieser Stelle:
Sehen Sie sich als „Redakteur“ einer „Fachzeitschrift“ für den Entscheider und machen Sie sich beim Report-Entwurf Gedanken über Ihre „Leserschaft“. In einer Fachzeitschrift gibt es auch immer einen Layout-Verantwortlichen und so sollte es nach neuen Erkenntnissen auch im Reporting sein. Wir sprechen hier von der Entwicklung einer eigenen „Notation“.

Die Notation
Tatsächlich haben Musiker sich bereits vor mehr als 500 Jahren Gedanken über eine einheitliche „Notation“ gemacht. Das Ergebnis ist die weltweit einheitliche Notenschrift. Man hat also neben großartigen musikalischen Werken auch diesen weltweiten Standard geschaffen. So ist es jedem Musiker, egal welche Sprache er spricht möglich, Kompositionen von Bach, Chopin oder den Beatles vom Blatt zu spielen.

Das kann auch in Unternehmen möglich werden. Jeder versteht jeden Report, egal aus welchem Unternehmensbereich er kommt, wenn eine einheitliche Berichts-Notation entwickelt wird. Jede Farbe hat eine Bedeutung, jeder Grafiktyp wird für bestimmte Inhalte verwendet … und wenn er keine Bedeutung hat, lassen Sie die Grafik einfach weg …

Farben
Es ist eine Erfahrung, die viele von uns gemacht haben und ich nehme mich davon nicht aus. Am Anfang schwelgen wir bei Präsentationen in Farben und Formen. Je mehr wir dann von dem verstehen, was wir tun, desto mehr kommt die Fachlichkeit in den Vordergrund. Im Information-Design heißt das – wenige Farben verwenden und jeder Farbe einen Sinn geben. Manche verwenden tatsächlich nur noch zwei Farben. Eine für positive und eine für negative Effekte. Gespielt wird dann nur noch mit Farbabstufungen, welche die Intensität des Effekts wiederspiegeln. Damit kann die eigentliche Aussage des Berichts unterstrichen werden und der Blick des Empfängers wird dorthin gelenkt, wo es interessant ist.

Hat Ihr Bericht eigentlich schon eine eindeutige Aussage?

Die Aussage
Kennen Sie die Situation, dass Sie einen Bericht bekommen und Sie fragen sich wieder einmal: „Und was wollen die jetzt von mir? Muss ICH jetzt etwas tun?“

Da sind wir wieder bei der redaktionellen Sichtweise. Jeder Bericht sollte eine klare Aussage in der Überschrift haben. Ein Adhoc-Bericht darf ruhig auch einmal einen Handlungsvorschlag enthalten. Der „Leser“ ist sofort im Bilde. Damit möchte ich noch einmal auf die Gestaltung von Berichten eingehen.

Gestaltung und Informationsdichte
Gehen wir einmal ins Detail und schauen uns mit der Abbildung unten ein typisches Negativ-Beispiel an. Unser Bericht hat einen Tabellenteil und dazu eine Grafik. Die Grafik enthält eine Achse, viele Zeilen, die sich in einzelnen Balken wiedergeben, von denen jeder seine eigene Farbe hat. Die Farbe findet sich in einer Legende wieder, welche diese dann wiederum in die Begriffe übersetzt, die den Beschriftungen unserer Tabelle entsprechen. Schon der Versuch der Beschreibung zeigt, dass da scheinbar etwas sehr Kompliziertes vor uns liegt.

Was macht der Leser, der diesen Report zum ersten Mal erhält? Er blickt auf die bunte Grafik und versucht deren Sinn zu erfassen. Die Werte muss er sich aus der Achse errechnen. Ist es ihm für einen der Balken gelungen, anhand der Farbe in die Legende zu springen und den Wert zuzuordnen, muss er das für jeden relevanten Balken wiederholen. Ich kann nun nur für mich selber sprechen, aber, wenn ich hier auch nur drei Werte miteinander vergleichen will, dann steige ich bereits aus und versuche frustriert mir die Informationen aus der Tabelle herauszulesen. Im besten Fall ist die auf- oder absteigend sortiert und damit wird die Grafik zur Nebensache. Dann kann ich sie auch gleich weglassen.

Warum nicht die Grafik einmal so gestalten, dass wir die „Tabelle“ gar nicht brauchen oder die Tabelle so gestalten, dass wir die separate Grafik gar nicht brauchen? Wir sprechen hier von „Informationsdichte“. Viel Information auf wenig Platz. Wie geht das in unserem Fall?

Die Lösung kann auf zweierlei Art und Weise erreicht werden. Erst einmal können wir die Grafik informationsdicht und gut lesbar gestalten oder die Tabelle mit grafischen Informationen anreichern, wie im Beispiel unten gezeigt.

Über Informationsdichte sprechen wir überall dort, wo Informationen mithilfe grafischer Komponenten zusammengefasst werden. Das finden wir in sogenannten „grafischen Tabellen“. Diese haben den Vorteil, dass der Betrachter nicht zwischen Grafik und Tabelle hin- und herspringen muss, sondern alle Informationen komprimiert in der Tabelle findet.

Das Beispiel enthält sowohl Details, als auch die Historie in einer Miniaturgrafik sowie einen Trendpfeil, der sogar pixelgenau skaliert und den Trend nicht nur in drei Stufen anzeigt. Der Trendpfeil gibt mit seiner Färbung an, ob es sich um eine negative oder positive Entwicklung handelt. KT steht dann in dieser Spalte für „Kein Trend“ und zeigt, dass da im Hintergrund sogar automatisiert statistische Verfahren laufen.

Was haben wir da eben gemacht? Wir haben das „Rauschen“ entfernt. Kennen Sie noch das Rauschen von alten Radiogeräten, wenn der Sender nicht richtig eingestellt ist? Das stört den Musikgenuss erheblich. Genauso ist es mit dem Report. Nehmen Sie das Rauschen heraus, welches das Auge ablenkt.

Präsentieren von Reports
Wir sind es gewöhnt, uns in den Besprechungsraum zu begeben, das Geräusch des Beamer-Lüfters ersetzt das Knistern des Lagerfeuers und gibt uns das gute Gefühl, nun an etwas Wichtigem teilzunehmen. Unten auf der ersten PowerPoint-Seite erfüllt uns die Seitenangabe „Seite 1 von 120“ mit der Gewissheit, dass wir einen langen Abend vor uns haben und dass wir viele schöne und bunte Bilder sehen werden. Das musste einfach mal raus, denn wer kennt sie nicht, diese Besprechungen. Hat man mehrere davon, dann fragt man sich an manchen Tagen, was man denn heute eigentlich für einen Wertbeitrag geleistet hat (siehe unseren Artikel „Den Wertbeitrag messbar machen – der Einkauf als „Beitragszahler“).

In einem anderen Meeting hat der Vortragende Vergleichszahlen der 25 Regionen auf 25 aufeinander folgende PowerPoint Slides verteilt und man fragt sich bereits auf Seite 4, wie man die aktuell gezeigten Werte denn mit denen auf Seite 1 nun noch aus der Erinnerung vergleichen soll.

Auch hier hilft die Informationsdichte. Manche Unternehmen arbeiten inzwischen so, dass sie ihre informationsdichten Reports in DIN A3 ausdrucken, jedem der Besprechungsteilnehmer ein Exemplar auf den Tisch legen und den Beamer gar nicht erst einschalten. Man hat alle Informationen auf dem Blatt vor sich, kann vergleichen und lebhaft diskutieren. Will man auf den Beamer („Lagerfeuereffekt“) nicht verzichten, spricht nichts dagegen den informationsdichten Report auf einem PowerPoint-Slide an die Wand zu projizieren und darüber vielleicht einmal eine halbe Stunde zu sprechen, ohne sich durch 100 Bilder zu „hecheln“. Sie werden die Erfahrung machen, dass Meetings auf einmal kurz werden und man von Monolog auf Dialog umschaltet. Probieren Sie es einmal aus, wenn Sie es nicht ohnehin schon so machen. Dann bekommt der Titel „Reporting zeitgemäß“ auf einmal noch eine weitere Bedeutung, weil das Reporting ZEIT spart.

Oder machen Sie es einmal ganz anders:
Mit Orpheus SpendControl beantworten Sie die Fragen gleich direkt im Meeting.
Im gezeigten Screenshot werden die regionalen Werte im Report schon angezeigt, wenn Sie nur mit der Maus über die Darstellung des Datenmodells fahren. Das lässt sich natürlich jederzeit nach PowerPoint oder besser, in alle Microsoft Office-Module per Mausklick exportieren.

Wir hoffen, wir konnten Ihren „Appetit“ anregen und freuen uns auf den Gedankenaustausch mit Ihnen.

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Format: PDF,
Seitenanzahl: 64,
Dateigröße: ca. 1,6 MB

Inhaltsverzeichnis

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8 Themen zum Nachdenken!

Orpheus Studie: Big Data Analytics und KI im strategischen Einkauf.

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