Das muss laufen - Prozesse im Einkauf

Über Prozesse haben wir gerade schon im Zusammenhang mit der Strategiefindung und -umsetzung gesprochen. Prozesse kommen ja immer dort zum Tragen, wo es komplex wird und sie sollen uns helfen Vorgehensweisen zu standardisieren. Beim Schreiben fällt mir gerade selber auf, wie oft wir das Wort „Standardisierung“ benutzen, aber es liegt ja auf der Hand, dass wir in größeren Strukturen versuchen Dinge zu normieren und damit in den Griff zu bekommen oder steuerbar zu machen.

Wichtig ist nur, dass wir dabei nie unterschätzen sollten, dass ein zu enger Prozess auch die Kreativität „killen“ kann. Vergleichbar ist das mit Szenarien, die man teilweise in Planungsapplikationen antrifft. Man gibt seinen Plan ab, an dem man gemessen wird und wenn dieser Plan erfüllt ist, dann schaltet man erstmal einen Gang zurück.

Process Mining

Ja, Prozesse müssen sein und sie müssen laufen. Es ist aber offensichtlich wichtig, darum herum eine „Philosophie“ aufzubauen und sein Team zu motivieren, stets auch über den Tellerrand zu schauen. Auch dabei kann es Unterstützung geben, wenn es um Prozesse geht. Das Stichwort heißt „ProcessMining“. Methodengetrieben werden Prozesse nach ganz unterschiedlichen Faktoren analysiert und miteinander verglichen. Ausreißer positiver oder negativer Art werden deutlich und in vielen Fällen können Prozessoptimierungen daraus abgeleitet werden. Ein interessantes Thema, das wir schon einige Zeit auf dem Radar haben. Am Markt gibt es bereits Lösungen unterschiedlicher Couleur und wir waren durchaus nicht von jedem System nachhaltig „beeindruckt“.

Process Mining sei derzeit aber auch nur am Rande erwähnt. Wir wollen Ihnen vielmehr aufzeigen, wie das Team trotz stringenter Prozesse in die Lage versetzt werden kann, sich auch einmal links und rechts von ausgetretenen Pfaden zu bewegen, ohne die Orientierung zu verlieren.

Als Beispiel zeigen wir Ihnen rechts einen Screenshot aus unserer analytischen Applikation SpendControl. Ein weiteres Beispiel dafür, wie jahrelanges Knowhow aus einer Vielzahl von Projekten in eine Applikation durch vordefinierte Fragestellungen einfließen kann.

Drilldown mit Analyseketten

Jeder Standard-Report ist gegebenenfalls die Ausgangsbasis für einen Perspektivwechsel. Fällt eine Zahl ins Auge, öffnet sich per Mouseover eine Liste von typischen Fragestellungen. Wird eine von ihnen angeklickt, springt die Applikation sofort in einen Report, der die Frage beantwortet. Auch dieser Report kann dann wieder auf dieselbe Weise benutzt werden, bis das tiefste Level erreicht ist. So ist der Wissenstransfer innerhalb des Teams gewährleistet. Auch eigene Fragestellungen können hinterlegt werden, sodass sich das System der Fragestellungen wie eine Wissensdatenbank über die Zeit erweitert.

Wir sprechen von der sogenannten Analysekettentechnik, die den normalen Reporting-Prozess nicht durchbricht, sondern Absprungmarken bietet, auf die man jederzeit wieder zurückkehren kann.

Auch Benchmarking ist ein interessanter Prozess, der regelmäßig angestoßen werden kann. Hier werden Vergleiche angestellt, aus denen beispielsweise aktiv Diskussionen zwischen Category-Managern mit ähnlich gelagerten Warengruppen darüber entstehen, warum bei dem Einen etwas gut läuft, bei dem der Andere nicht so erfolgreich ist. Lösungen sind dann manchmal zum wechselseitigen Nutzen schnell gefunden. Miningverfahren sind oft dort auch eine Hilfe, um vergleichbare Datenmuster aufzudecken.

Sie sehen, es gibt auch reichlich Potenzial für neue Prozesse innerhalb des strategischen Einkaufs, die beachtenswert sind.

Studie 2016: Big Data Analytics im strategischen Einkauf.

Sie haben Fragen oder Anregungen zur Orpheus Studie "Big Data Analytics im strategischen Einkauf"? Gerne diskutieren wir mit Ihnen die Ergebnisse der Studie und die Schlußfolgerungen und Ziele, die sich aus den gewonnenen Erkenntnissen ergeben.