Always on Track Initiative Tracking leicht gemacht!

Im letzten Artikel haben wir unter anderem über analytische Systeme geschrieben, haben versucht, deren „Intelligenz“ richtig einzuordnen. Ausserdem haben wir über den daraus entstehenden, „unternehmerischen Freiraum“ sinniert.

Jede Analyse hat ein Ergebnis – und sei es auch nur die Erkenntnis, dass alles in Ordnung ist. Aber immer decken analytische Systeme wie Orpheus SpendControl auch Verbesserungspotenziale auf, die darauf warten „gehoben“ zu werden. Damit sind wir bei den Initiativen im Einkauf angekommen und bei den Werkzeugen, die uns helfen, diese Initiativen, bzw. Maßnahmen im Griff zu behalten. Der Fachbegriff lautet „Initiative Tracking“. Natürlich ist Orpheus als Anbieter von analytischen Systemen schon lange mit diesem Thema befasst, da es ja nur der logische, nächste Schritt ist, Ideen, die aus der Analytik entstehen, auch in Taten und damit in Maßnahmen, umzusetzen.

Wir sprechen im strategischen Controlling hier nicht von operativen Systemen, mit denen diese Initiativen durchgeführt werden, sondern eben von Systemen, mit denen ein „Tracking“ (deutsch: eine Nachverfolgung) stattfinden kann und die uns jederzeit aufzeigen, wie wir mit den geplanten Initiativen vorankommen. Unten ein Report-Beispiel aus dem Orpheus InitiativeTracker.

Fast jedes der Unternehmen, mit denen wir sprechen, hat einen Initiative Tracker, bzw. ein System zum Maßnahmen-Management im Einsatz. In den allermeisten Fällen handelt es sich um Excel-Lösungen, in denen Excel-Sheets ausgefüllt und hin- und hergeschickt werden. Scherzhaft bezeichnet man das auch als „Excel-Tourismus“. In kleineren Organisationen durchaus machbar, aber in verteilten Organisationen eignen sich da doch eher web-basierte Systeme. Auch die gibt es wie Sand am Meer. Sie haben den Vorteil, dass sie einmal auf einem zentralen Server installiert werden und dann für alle, ohne weiteren Installationsaufwand, verfügbar sind. Ist das nun der Weisheit letzter Schluss, dass über Web-Eingabemasken die Initiativen gepflegt und danach ausgewertet werden? Durchaus ein guter Ansatz, aber kritische Stimmen werden immer dann laut, wenn diese Systeme isoliert ihr Dasein fristen.

Was versteht man darunter? Die genannten Systeme sind in aller Regel nicht an Vorsysteme und deren Datenstrukturen angebunden und auch nicht in die Systeme des Einkaufs-Controllings integriert.

Welche Vorteile bietet aber eine solche Integration? Das ist einfach zu beantworten:

  • Vor allem ist da die Möglichkeit „automatisierter Erfolgsmessungen“. Plan-, Forecast- und Ist-Daten lassen sich ohne großen manuellen Aufwand gegenüberstellen.
  • Die Nutzer bewegen sich in den Ihnen bekannten Strukturen.
    • Diese müssen nicht redundant gepflegt werden und das System kann für sie, je nach Thema, bereits eine Vorauswahl vornehmen. So erscheinen beispielsweise, wenn es um Materialgruppen geht, eben nur die Materialien, die zu dieser Materialgruppe gehören.
    • Das erhöht die Anwenderfreundlichkeit enorm und die Nutzer danken es, wenn sie sich nicht durch „kilometerlange“ Listen scrollen müssen.
  • Auch können fortschrittliche Lösungen ihre Daten natürlich an weiterführende Systeme „abspielen“ und dadurch deren Datenqualität erhöhen. Im Einkauf findet das häufig in der Kombination Einkauf – Finanzen statt.

Was sollte man bei der Auswahl eines Initiative-Tracking-Tools aber noch beachten?

  • Schnell sollte es gehen!
  • Keine aufwändigen Programmierungen bei der Implementierung in Ihrem Unternehmen.
  • Ein solches Tool muss flexibel sein und über Parameter gesteuert konfigurierbar sein. Es darf daher auch keine vollständige Abhängigkeit von den Vorsystemen geben. Wir haben deswegen bewusst von der „Integration“ in Systeme gesprochen.
  • Manchmal kann es aber auch sinnvoll sein, Informationen schnell via Datei- oder Excel-Upload zusätzlich in das System einzubringen.

Man macht sich eben so seine Gedanken als Software-Entwickler und genau die haben uns geleitet, als wir den Orpheus InitiativeTracker entwickelt haben. Der ist sogar so flexibel, dass er inzwischen als sogenannter EBIT-Tracker im Bereich Finance Verwendung findet. Das riecht förmlich nach Integration mit dem Einkauf … und da haben Sie recht.

Studie 2016: Big Data Analytics im strategischen Einkauf.

Sie haben Fragen oder Anregungen zur Orpheus Studie "Big Data Analytics im strategischen Einkauf"? Gerne diskutieren wir mit Ihnen die Ergebnisse der Studie und die Schlußfolgerungen und Ziele, die sich aus den gewonnenen Erkenntnissen ergeben.