Was versteht man unter Einsparungen im Einkauf?

Einsparungen im Einkauf lassen sich in verschiedene Klassen einteilen. Man unterscheidet dabei üblicherweise zwischen:

Da es eine Frage der Definition (und der Planungslogik) ist, was als eine betriebliche Einsparung im Einkauf gelten darf, so gilt in den meisten Unternehmen, dass zwar Kostenreduzierungen als Einsparungen gelten, Kostenverhinderungen in vielen Fällen jedoch nicht. Das mag daran liegen, dass Erstere (Cost Reduction) einen messbaren Cash-Effekt bringen. Cost Avoidance jedoch nicht, da hiermit „nur“ ein negativer Effekt i.S. eines potentiellen (ungeplanten) Kostenanstieges vermieden wird.

Die Finanzabteilung mit dem CFO an der Spitze lehnen es daher meist ab, Kostenverhinderungen bzw. Cost Avoidance als Einsparungen anzuerkennen und in eine betriebliche Procurement Scorecard aufzunehmen.

Etwas Ähnliches gilt im Prinzip auch für Liquiditätseffekte. Sie sind per Definition zwar ganz sicher Einsparungen, da man Liquidität einspart und die eigene Finanzierung erleichtert. Trotz dieser ohne Zweifel wichtigen Aufgabe sind Maßnahmen zur Liquiditätsverbesserung, z.B. über geänderte / verkürzte Zahlungskonditionen und Zahlungsziele der Lieferanten eher eine nachgeordnete Priorität des Strategischen Einkaufs. Bei der wichtigen Frage, ab wann ein betriebswirtschaftlicher Vorgang eine Einsparung darstellt und wann es sich um eine Verhinderung handelt, ist die sog. Baseline, oder auf deutsch: der Referenzpunkt von Bedeutung. Referenzpunkte bzw. Baseline können

  • durch eine Vorperiode
  • durch einen vorgegebenen Plan- bzw. Budgetwert
  • durch eine Benchmarkwert

gebildet sein. Üblicherweise werden Cost Reduction Messungen gegen die Referenzpunkte a) und b) durchgeführt. Wohingegen Cost Avoidance Messungen sich an c) orientieren.

Die Messungen von (Durchschnitts-)Ist-Werten der aktuellen Periode gegen Durchschnitts-Ist-Werte der Vergangenheit bzw. Vorperioden bezeichnet man auch als „Historische“ Einsparungen. Ein gutes Beispiel ist die Kennzahl Materialpreisveränderung (MPV). Hierfür wird (meist) die Preisdifferenz zwischen dem Preisdurchschnitt des letzten Fiskaljahres und dem Durchschnitt der Preise des aktuellen Jahres berechnet und mit der aktuellen Menge multipliziert.

Die Messung von Einsparungen gegen einen Plan- bzw. Budgetwert bezeichnet man auch als Budget-Einsparungen. Dies ist nur dann möglich, wenn auch ein Budgetwert vorliegt, z.B. in Form eines geplanten Spend-Budgets oder aber falls ein Planpreis sowie Planmengen existieren.

Als Beispiel für eine Einsparung gemäß c) kann der Verhandlungserfolg dienen. Hierbei werden zum einen alternative Angebotspreise verglichen (Benchmark). Der „beste“ Preis (Benchmarkwert) wird dann mit dem endverhandelten Preis verglichen und so die Kostenverhinderung / Cost Avoidance berechnet.

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