Orpheus Studie 2017 'Big Data Analytics & KI im  Strategischen Einkauf'

Die Kennzahl Materialpreisveränderung zur Planung und Messung von Einsparungen im Einkauf

Die Kennzahl Materialpreisveränderung zur Planung und Messung von Einsparungen im Einkauf

Viele Unternehmen versuchen Preisveränderungen und damit Einsparungen über eine einzelne Einkaufskennzahl, die Materialpreisveränderung („MPV“), zu berechnen und so ihrem Management die erzielten Einsparungen zu berichten.

Sie vergessen dabei oft, dass es zum einen nicht die eine, singuläre und allgemeingültige Definition der Einkaufskennzahl MPV gibt, sondern recht viele unterschiedliche Varianten der Kennzahl. Zum anderen sind MPV-Kennzahlen stark abhängig vom Typus der jeweiligen Einsparungsmaßnahmen sowie vom Analysekontext.

Ihr Wert und ihre Nutzbarkeit zur Messung der Einkaufs-Performance und zur Steuerung des Einkaufs hängen ganz wesentlich auch davon ab, wie sie mit fortgeschrittenen (Ursache-Wirkungs-)Analysen und Prognosen bzw. Simulationen kombiniert werden. Die reine Berechnung der Einkaufskennzahl hilft der Beschaffung hingegen meist nur relativ wenig.

In der Praxis wird die MPV manchmal auch synonym als Materialkostenveränderung (MKV) bezeichnet. Dieser Name trifft das Wesen der Kennzahl besser, da es sich beim Wert um eine mit der aktuellen Einkaufsmenge gewichtete Preisabweichung – als eine monetäre Summe – handelt. Der Begriff „Kostenabweichung“ wäre daher passender als der Begriff „Preisabweichung“. Im Folgenden verwendet der Artikel meist den Begriff MPV.

Planen, Steuern & Tracken von Einkaufserfolgen mit der Kennzahl MPV

Software-Infrastruktur zur Erfolgsmessung mit der Kennzahl Materialpreisveränderung (MPV)

Die Abbildung zeigt die unterschiedlichen Varianten der Materialpreisveränderung. Je nach dem verwendeten Referenzpunkt, der Berechnungsformel sowie den eingesetzten Preisbestandteilen ergeben sich ganz unterschiedliche Einkaufskennzahlen und Bewertungen für das gleiche Thema der „Erfolgs-/Einsparungsmessung im Einkauf“.

Die Aussage der einzelnen Beschaffungskennzahlen dieser KPI-Familie variieren zudem je nach Scope und verwendeter bzw. bereinigter Preishistorie sowie nach dem Einsatz und Herausrechnen externer (ungeplanter) Effekte.

In der Abbildung unterlegt sind solche Ausprägungen der MP- Einkaufskennzahlen, die zu ihrer Anwendung zwingend eine zusätzliche Software zur Maßnahmen-Planung / Maßnahmen-Management und –Tracking benötigen, da ihr Einsatz sonst nicht möglich ist oder die Kennzahlenwerte nicht analysierbar und interpretierbar sind.

Orpheus bietet mit der Software InitiativeTracker eine solche Planungs- und Tracking-Applikation an. Details zur Software finden sich auf der Orpheus-Website unter Maßnahmen-Management mit InitiateTracker.

Varianten, Einsatzbereiche und Herausforderungen der Kennzahl MPV

Die folgenden Ausführungen gehen neben diesen Herausforderungen zudem auf die praktischen Probleme der Kennzahlberechnung und Interpretation ein. Dies umfasst insbesondere das Umgehen mit fehlerhaften Rohdaten als mit auch fehlenden bzw. lückenhaften Preishistorien.

  • Unterschiedliche Mess-Referenzpunkte („Baselines“) für die MPV

    Üblicherweise wird für die MPV als historischer Einsparung im Einkauf der Durchschnittspreis des Vorjahres (Vor-Fiskaljahres) als Referenzpunkt für die Messung verwendet.

    Natürlich lassen sich auch beliebige andere Vorperiodendurchschnitte verwenden, z.B. der Preisdurchschnitt des letzten Monates des Vorjahres oder einfach der letzte Preis im Vorjahreszeitraum.

    Wird die MPV nicht im Sinne einer historischen Einsparung interpretiert, sondern als Budgeteinsparung, so kann als Referenzpunkt zur Einsparungsmessung auch ein vorgegebener Budgetpreis herangezogen werden oder auch ein verhandelter Preis.

    Die oben beschriebenen MPV-Varianten zeigen, dass es nicht die eine gültige Definition der Materialpreisveränderung gibt, sondern dass durchaus das gleiche Unternehmen mehrere MPV-Kennzahlen berechnen kann, die sich z.B. in Ihren Baselines unterscheiden. Damit unterscheiden sich aber auch die fachlichen Aussagen der Kennzahlen. Je nach Baseline entstehen somit eigenständige Kennzahlen, die unterschiedliche Arten von Preisabweichungen messen und beschreiben.

    Die Abbildung zeigt die verschiedenen Baseline-Varianten auf. Je nachdem welcher Typ von Einkaufserfolg („Targets“) zu planen und zu messen ist, kommen unterschiedliche Baselines zum Tragen. Die Targets wiederum bilden die Grundlage von Maßnahmen und Hebeln mit denen man Einkaufs-Initiativen aufsetzen kann. Finales Ziel ist es, den Wertbeitrag (Value Contribution) des Einkaufs als Ganzes zu berechnen, dem Management zu berichten und ihn Maßnahme für Maßnahme zu steigern.

  • Verschiedene Formeln für die Materialpreisveränderung, je nach Savings-Maßnahme

    Die MPV-Berechnungsformel und damit auch die so berechneten Einkaufskennzahlen hängen stark vom Szenario ab, mit dem der Einkäufer eine Materialeinsparung erreichen möchte.

    Das Standardszenario (in dem die klassische Berechnungsformel der MPV gilt) ist, dass durch die einkäuferische Maßnahme lediglich der Preis pro Einheit eines Materials (z.B. durch einen Lieferantenwechsel oder eine Verhandlung) sinkt oder fällt, jedoch keine anderen Variablen (wie z.B. die „Einsatzmenge“) beeinflusst werden. Das Material bleibt in diesem Szenario prinzipiell das gleiche und es kann somit weiterhin die Standard-MPV-Formel eingesetzt werden.

    Anders sieht es jedoch aus, wenn sich die Spezifikation des Materials (bei gleicher Funktion) ändert. Beispiele dafür sind Substitutions-Maßnahmen, bei denen sich die Mengen bzw. Anzahl der eingesetzten Materialien ändert. Man hat es in diesem Fall mit zwei Variablen zu tun, die sich ändern können a) der Preis und b) die „Einsatzmenge“ des Materials.

    In solchen Szenarien lässt sich die Standard-MPV-Formel nicht mehr nutzen, um Einsparungen fachlich richtig zu messen. Eine modifizierte MPV-Kalkulations-Variante löst das Problem, indem ein zusätzlicher Produktivitätsfaktor in der Spezifikationsänderungs-Maßnahme zu pflegen ist (siehe Die Kennzahl Materialpreisveränderung (MPV) zur Messung von Einsparungen durch Substitutionen.

  • MPV-Ursachen-Analyse und Maßnahmen-Management - Teil 1

    Eine immer wiederkehrende Frage bei Zeitreihenanalysen mit MPV-Einkaufskennzahlen lautet: „Warum eigentlich ist der KPI Materialpreisveränderung (bzw. der zugrundeliegende Durchschnittspreis) zu einem gegebenen Zeitpunkt gestiegen oder gefallen ?“ bzw. „Was war der kausale Grund für eine Preisveränderung ?“

    Die Einkaufskennzahlen allein können darauf keine Antwort geben. Vielmehr benötigt man dazu eine dem Material zugeordnete Maßnahme, welche die Antwort geben kann, was denn die (geplante) Ursache war.

    Moderne Einkaufscontrolling-Systeme von Orpheus beinhalten dazu ein Software-Modul zum sog. Maßnahmen-Management oder Initiativen-Management. In einem solchen Planungs- und Tracking-System kann der Strategische Einkäufer alle seine Einkaufsaktivitäten / Projekte zu einem Lieferanten und seinen Materialien dokumentieren, die MPV-Effekte bzw. Preisveränderungen (oder beliebige andere Beschaffungskennzahlen) planen, sie begründen und fortschreiben.

    Nur mit einer solchen vorangegangen (Erfolgs-)Planung für Einkaufskennzahlen in der Maßnahme können später die Ursachen für MPV-Veränderungen auch systematisch nachvollzogen werden.

  • MPV/MKV-Ursachen & Treiber und Maßnahmen-Management – Teil 2

    Die MPV-Einkaufskennzahl wird vielfach auch synonym als Materialkosten-Veränderung (MKV) bezeichnet. Der unten aufgeführte Analysereport zeigt beispielhaft aggregierte MKV-Werte für Einkaufskategorien. Separiert von der „Brutto-MKV“ lassen sich die externen Wechselkurseffekte (Transaktions- und Translationseffekt) in den einzelnen Spalten darstellen sowie externe „Materialeinflüsse“, welche u.a. auf Preisveränderungen von Rohstoffen auf dem Weltmarkt basieren.

  • Die Logik solcher Berechnungen sind, dass die Ursachen für MPV/MKV-Veränderungen natürlich auch in (ungeplanten) externen Effekten begründet sein, die ein strategischer Einkäufer nicht beeinflussen kann. Darunter fallen sog. Markteffekte, wie z.B. Rohstoffpreisänderungen am Weltmarkt oder Schwankungen der Wechselkurse.

    Auch diese Effekte fließen (allerdings vom Einkäufer ungeplant) in die MPV Einkaufskennzahlen ein. Sie können einen Großteil der eigentlichen Preisveränderung ausmachen. Es ist daher notwendig, diese Effekte in der Analytik herausrechnen bzw. separieren zu können. Denn Änderungen an den Weltmärkten sind nicht vom Einkäufer zu verantworten und von ihm nicht beeinflussbar.

    Die Abbildung zeigt die Beplanung einer Maßnahme im Orpheus InitiativeTracker. Neben der (historischen) Spend-Baseline werden für das Material die jährlichen MPV-Savings ohne und mit externen Markteffekten angegeben bzw. automatisch berechnet.

  • Valide Einkaufskennzahlen, wie die MPV, benötigen fehlerfreie Rohdaten

    In der Praxis kommen die MPV Beschaffungskennzahlen bei vielen Materialien deshalb nicht zum Einsatz, weil die Rohdaten fehlerhaft sind und somit auch die daraus berechnete Kennzahl.

    Für eine valide MPV-Kennzahl müssen alle zugrundeliegenden Bestell- oder Rechnungs-Belege fehlerfreie Mengen, Währungsumrechnungen, Mengenumrechnungen, Preise und Volumeninformationen enthalten.

    In vielen Fällen ist das jedoch nicht der Fall. Moderne, wissenbasierte Software-Systeme lösen diese Herausforderung. Sie erkennen über spezielle Ausreisseranalysen und Datenmuster die unterschiedlichen Fehlerkombinationen und Ursachen automatisch und schlagen die passende Fehlerbehebung vor.

    Die Fehlerbehebung selbst sollte in den meisten Fällen besser nicht automatisch erfolgen bzw. benötigt aufgrund der Komplexität (z.B. bei fehlenden Mengenumrechnungen) oftmals das Wissen eines erfahrenen Einkäufers.

  • Keine MPV-Kennzahl ohne Preishistorie

    Die MPV Einkaufskennzahlen lassen sich nur dann berechnen, wenn ausreichend viele fehlerfreie Preis- und Mengen-Informationen vorliegen. In seiner Standard-Form muss es sowohl im Vorjahr als auch in der aktuellen Periode Beschaffungsvorgänge mit gültigen Preisinformationen geben. Liegen aus dem Vorjahr keine Preise vor, so lässt sich die Kennzahl nicht berechnen.

    Das gleiche gilt, wenn es in der aktuellen Periode (Jahr) noch keine Mengen und Preise gibt, da z.B. noch keine Beschaffungsvorgänge für das betrachtete Teil getätigt wurden. Auch in diesem Fall kann die Kennzahl nicht berechnet werden.

    Die folgenden Abschnitte diskutieren die Gründe für fehlende Preishistorien. Sie gehen auch darauf ein, wie man das Problem oftmals (aber leider nicht immer) lösen kann:

  • (Nach-)Pflege der Preishistorie bei Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen über Maßnahmen

    In der einkäuferischen Praxis gibt es zahlreiche Möglichkeiten, den Einkaufspreis eines Materials zu reduzieren, um Einsparungen im Sinne einer „Cost Reduction“ zu erzielen. Ein probates Mittel ist oftmals den Lieferanten zu wechseln, um das (prinzipiell) gleiche Teil günstiger einkaufen zu können.

    Im Regelfall wird dem „neuen“ (Nachfolge)Teil eine andere Materialnummer als dem bisherigen (Vorgänger)Teil im ERP-System zugewiesen. Es entstehen somit zwei Materialstammsätze, die leider meist nicht miteinander verknüpft werden (obwohl dies in modernen ERP-Systemen technisch machbar ist).

    Die Folge ist, dass für beide Materialien eigene, separate MPV-Einkaufskennzahlen berechnet werden bzw. (falls es keine Vorjahreswerte oder aktuellen Werte gibt) gar keine MPV mehr für keines der Teile kalkuliert werden kann. Dem ERP-System fehlt die Information, dass beide Teile zusammengehören und eigentlich eine gemeinsame Preishistorie haben.

    In modernen PPM-Systemen von Orpheus wird das Problem dadurch gelöst, dass man bereits während (oder kurz nach) der Verhandlung mit dem neuen Lieferanten des Nachfolgeteiles in der Einkaufs-Maßnahme das Vorgänger-Material mit dem Nachfolger-Material verknüpft.

    Außerdem pflegt man in der Maßnahme auch die geplanten Mengen und Preise bzw. Preisstaffeln, so dass man für spätere Erfolgsmessungen und MPV-Kennzahl-Berechnungen sämtliche Informationen verfügbar hat.

  • Berechnung der Einkaufskennzahlen für Einzelmaterialien oder für Cluster „ähnlicher“ Teile

    Fehlende Preishistorien können auch in Fällen auftreten, in denen Materialien

    • nur selten bzw. nur einmal bestellt werden oder
    • sich Detailspezifikationen extrem schnell ändern, so dass (auch vom gleichen Lieferanten) Teile nur eine Lebensdauer von wenigen Monaten haben.

    Zur Lösung dieses Problems steht man somit vor der Herausforderung (von der Spezifikation her) sehr ähnliche Materialien zu gruppieren. Für den resultierenden Cluster gleichartiger Teile kann dann sehr oft eine MPV berechnet werden, da ausreichend viele Informationen über Preise und Mengen zur Verfügung stehen.

    Ein gutes Beispiel sind Laptops: Der exakt gleiche Laptop wird u.U. nur wenige Monate angeboten bevor bereits ein Nachfolgemodell mit neuer Materialnummer, aber sehr ähnlichen Spezifikationen, auf den Markt kommt.

    In solchen Fällen ist es zulässig, alle Laptops mit sehr ähnlichen Spezifikationen in Clustern zu gruppieren. Die Cluster wiederum agieren als eine Art „virtuelles“ Material mit eigener Materialnummer. Für sie kann vielfach eine Cluster-MPV berechnet werden, auch wenn dies für die einzelnen Teile des Clusters aufgrund fehlender Preis- und Mengen-Informationen nicht möglich ist.

  • Simulation und Untersuchung von MPV- bzw. Preis- und Kosten-Treiber

    Die reine Berechnung der MPV bringt dem Strategischen Einkäufer oftmals nur einen sehr begrenzten Nutzen. Im Grunde genommen „berichtet“ sie ja lediglich welche historischen Einsparungen bzw. Budgeteinsparungen erzielt wurden. Sie ist damit eine eher rückwärts gerichteten Kennzahl.

    Sehr viel interessanter ist es aber oftmals:

    • den Blick in die Zukunft zu richten bzw. aus der Vergangenheit lernen zu können.
    • Ursachen und Treiber für Kennzahl-Abweichungen und – Veränderungen zu analysieren

    Orpheus setzt in seiner Software moderne Algorithmen aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz, wie z.B. Neuronale Netze oder sog. Machine Learning Verfahren ein. Sie erlauben es u.a, die Treiber bzw. Ursachen für steigende oder fallende MPV-Werte analytisch herauszufinden.

    Wie bereits weiter oben beschrieben, ist es oftmals auch so, dass ein Großteil der Preisveränderungen durch externe Veränderungen von Rohstoffpreisen oder durch Wechselkurseffekte induziert werden.

    Genau diese Effekte zu berechnen und vorausschauend simulieren zu können (Prognose, Predictive Analytics) ist ein weiterer Schwerpunkt der Orpheus-Softwareentwicklungen. Methoden der Predictive Analytics helfen u.a. den Finanzbereichen ihre Finanz-Hedging-Aktivitäten genau zu dosieren und zielgerichtet zu starten, um Risiken durch Preis- und Wechselkursänderungen abzufedern und besser managen zu können.

    Prognostische Analysen helfen zudem die Planungsgenauigkeit des Einkaufs zu verbessern, indem man u.a. mit What-If-Analysen die Planungsgrundlagen und Planungsparameter sowie ihre Interaktionen besser versteht und für sich nutzen kann.

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