Studie 2016 'Big Data Analytics im  Strategischen Einkauf'

Projektmanagement im Einkauf jenseits von Excel

In den Einkaufsorganisationen werden seit jeher Einsparungsinitiativen in die Wege geleitet und deren Erfolg gemessen. Inzwischen tritt hier eine Professionalisierung ein...

Echtes Projektmanagement hält im Einkauf Einzug

Moderne Einkaufsorganisationen versuchen, Transparenz über alle geplanten und aktuell bearbeiteten (strategischen) Einkaufsaktivitäten zu erhalten. Ohne diese zukunftsgerichteten Informationen fehlt – gerade im strategischen Bereich – die Grundlage für ein erfolgreiches Procurement Performance Management (PPM).

Wenn eine Einkaufsorganisation weg möchte vom reinen „Bestellschreiber“ hin zu einer der wichtigsten Stellschrauben für den Gesamterfolg des Unternehmens, dann muss sie ein funktionierendes Procurement Performance Management (PPM) etablieren. Das professionelle Management der Einkaufsinitiativen ist dafür ein ganz wichtiger Bestandteil.

Was gehört dazu?

  • Standardisierte, unternehmensweite Erfassung von Initiativen und Maßnahmen
  • Klar definierte Prozesse (für Datenpflege und Governance / Freigabe)
  • Mehrstufige Härtegradlogik mit Wahrscheinlichkeiten für Einsparungen
  • Plan-, Forecast- und Ist-Werte kontinuierlich erfassen
  • Projektfortschritt mitverfolgen
  • Maßnahmen auf Objekte beziehen wie Materialien, Lieferanten etc.
  • Differenzierte Erfolgsmessung (auch für Kostenverhinderung)
  • Spezialisierte Auswertungen z. B. für einzelne Lead Buyer oder das Controlling

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Die bisherige Entwicklung

Einkaufsorganisationen führen jeden Monat eine Vielzahl von Einkaufsprojekten bzw. einkäuferischen Maßnahmen durch. Das Spektrum reicht von komplexen Investitionsprojekten, die zu planen und zu tracken sind, bis zu Lieferantenverhandlungen und Kostensenkungsinitiativen. Bisher wurden die einzelnen Projekte, Maßnahmen und Aktivitäten jedoch kaum systematisch erfasst, beplant und professionell durchgesteuert. Vielmehr überlässt man es meist dem einzelnen Einkäufer, wie er seine Initiativen per Excel plant und berichtet.

Der Einkauf liegt hier z. B. gegenüber dem Vertrieb um viele Jahre zurück.

Während es im Vertrieb – über sog. CRM-Systeme – seit vielen Jahren üblich ist, seine Geschäftschancen („Opportunities“) und die Vertriebspipeline in einer professionellen Software zu verwalten und zu monitoren, existiert das Gegenstück im Einkauf bisher nur selten: eine „Einsparungs-Pipeline“ findet sich kaum.

Nur in ganz wenigen Unternehmen trifft man auf ein ausgefeiltes Projektmanagement im Einkauf, d.h. ein Maßnahmen-Controlling und Initiativen-Management, das zu jedem Zeitpunkt Aussagen darüber erlaubt, welcher Einkäufer gerade an welchen Einkaufsprojekten arbeitet und wann welche Einsparungen daraus zu erwarten sind.

Die Hürden

Um möglichst viele Initiativen und Aktivitäten zeitgleich und erfolgreich steuern zu können, benötigen Sie hochaktuelle, konsolidierte, valide Zahlen über alle Einzelmaßnahmen.

Excel:

  • Der Aufwand der Konsolidierung und die Fehler- und Manipulationsanfälligkeit von Excel setzen hier ganz schnell Schranken.
  • Excel selbst unterstützt auch nur sehr wenige der auf der linken Seite genannten Anforderungen („Was gehört dazu ?“). Es ist als Übergangslösung sinnvoll, jedoch nicht als organisationsweites Tool für ein professionelles Maßnahmen-Controlling.

PM-Software:

  • Gewöhnliche Projekt-Management-Software (wie z. B. Microsoft Project) erlaubt zwar die Planung, Verteilung und Überwachung von Initiativen beliebiger Art, jedoch enthält es keinerlei Fachfunktionen, um die Spezial-Anforderungen von Einkaufsorganisationen abzubilden.
  • Was gute Einkaufsorganisationen benötigen, ist vielmehr eine spezialisierte Lösung, die alle fachlichen Funktionen und Objekte bereits mitbringt und sich z. B. mit ERP- und SRM-Systemen koppeln lässt.

Die besten Wege aus der "Excel-Krise"

Viele Unternehmen setzen daher auf eigens für Ihre Einkaufsabteilungen gestrickte Softwarelösungen oder bleiben aus Scheu vor der Investition innerhalb der Schranken von Excel.

Alternativ gibt es inzwischen aber auch standardisierte und sehr funktionsreiche Lösungen, die ausschließlich für den Einsatz im Einkauf entwickelt wurden.

Geschäftsführer - Orpheus GmbH
Dr. Jörg Dittrich
Geschäftsführer Orpheus GmbH
 
"Der indirekte Einkauf hat ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting."

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