Wie man ein erfolgreiches Maßnahmencontrolling im Einkauf einführt (Teil 1)

Aktuell konzentrieren sich noch viele Unternehmen im Einkauf, auf die Automatisierung ihrer operativen Einkaufsprozesse über SRM-Softwaremodule wie wie-RfX, e-Procurement, Contract-Management usw.. Auf strategischer Ebene im Einkaufs- und Maßnahmencontrolling liegen jedoch mindestens gleich große Nutzen-Potentiale...

Herausforderungen auf strategischer Ebene

Ein Maßnahmencontrolling fungiert als zentrale „Klammer“ über alle operativen Systeme, Aktivitäten und Projekte im Einkauf. Es soll helfen, die Unternehmensziele (z.B. aus einer Scorecard) abzubilden, herunterzubrechen auf die ausführenden Einheiten und über konkrete Maßnahmen mit klaren Verantwortlichkeiten zu operationalisieren.

10 Designkriterien für ein erfolgreiches Maßnahmencontrolling im Einkauf

Durch veränderte Organisationsstrukturen im Einkauf, die Vielfalt der operativen SRM-Systeme, ihre Datenmengen (siehe Abbildung rechts) als auch durch die zunehmende Internationalisierung und „Taktfrequenz“ des Einkaufes wird es für die strategische Ebene (CPO, CFO, Controlling und Kategoriemanagement) zunehmend schwieriger den Überblick bzw. Transparenz über folgende Themen zu behalten:

Wer arbeitet gerade an welchen der weltweiten einkäuferischen Projekten?
Arbeiten die besten Experten auch an den erfolgversprechendsten Sourcing-Themen?
Folgen die Aktivitäten und Maßnahmen den übergeordneten Zielvorgaben (z.B. der Scorecard)?
Welche Plan-Effekte (z.B. Einsparungen) sind in welcher Periode zu erwarten?
Lassen sich die gesetzten Ziele mit den bisher gestarteten Einkaufsprojekten am Jahresende überhaupt erreichen?
… und viele andere Themen und offene Fragen mehr.

Das neue Planungs- und Steuerungsinstrument für CPO wie auch CFO

Ein Maßnahmen-Tool das diese Anforderungen erfüllt, ist für den CPO wie auch den CFO ein überaus wertvolles Planungs- und Steuerungsinstrument, um auf der strategischen Ebene eine hohe Transparenz über die Aktivitäten der Einkaufsorganisation zu bekommen und die Zuverlässigkeit und Prognostik der Zielerreichung entscheidend zu verbessern. Es gilt:

sicherzustellen, dass übergeordnete Ziele über Initiativen konkretisiert und
mit klaren Aktivitäten und messbaren Planungen (z.B. für Einsparungen) unterlegt werden
sowie eindeutigen Verantwortlichkeiten folgen, so dass die Ergebnisse vom Management besser „einforderbar“ sind.
Zudem sollten Planungsanpassungen (Forecasts) rolliered erfolgen und
die Ist-Werte richtig berechnet, belastbar und nachvollziehbar sein, damit man die Abweichungen analysieren
und sich auf dieser Basis die Auswirkungen auf die Jahresendziele effizienter, präziser und schneller hochrechnen lassen.

Maßnahmen-Controlling im strategischen Einkauf

Was meist fehlt ist ein modernes Maßnahmencontrolling

Was sind nun die Gründe und „Stolperfallen“, warum Maßnahmen-Management und -Controlling in vielen Unternehmen immer noch eine eher untergeordnete Rolle spielen? Diese Frage und die Frage der richtigen „Design-Kriterien“ soll in Kürze durch folgenden Blog-Artikel diskutiert werden: Teil 2 lesen

Dr. Jörg Dittrich
Geschäftsführer Orpheus GmbH

"Der indirekte Einkauf hat ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting."

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In diesem Blog finden Sie Expertenwissen rund um Maßnahmen-Management und Projektleitung im Strategischen Einkauf. InitiativeTracker ist eine Software zum Planen und Überwachen Ihrer Sourcing-Initiativen, Steuern Ihrer Einkaufsorganisation und Messen Ihrer Einkaufsperformance.