Orpheus Studie 2017 'Big Data Analytics & KI im  Strategischen Einkauf'

Verhandlungserfolge messen… aber richtig

Im Einkauf steht die Beziehung zum Lieferanten auch bei der Erfolgsmessung (im Englischen als Performance Measurement bezeichnet) im Vordergrund. Die in den Lieferantenverträgen fixierten Leistungen, Preise und Mengen sind wichtige Parameter für die Wirtschaftlichkeit des Einkaufs und seinen Wertbeitrag für das Unternehmen...

Warum ist es so wichtig Verhandlungserfolge zu messen?

Möchte der strategische Einkauf Einsparungen erzielen, so muss er die oben genannten Stellgrößen zu seinen Gunsten beeinflussen. In der Realität versucht der Einkauf u. a. über Ausschreibungen den Wettbewerbsdruck auszunutzen, um Angebotspreise zu reduzieren bzw. Leistungen und Mengen zu verbessern. Ergänzend helfen ihm systematische Verhandlungsprozesse, um weitere Savings zu erzielen.

Hintergründe

Das Einkaufscontrolling steht vor der Herausforderung, die oben beschriebenen Verhandlungserfolge effizient und für jeden nachvollziehbar zu messen und dem Management (in aggregierter Form) möglichst zeitnah zu berichten. Hierbei stellen sich folgende Hauptfragen:

  • Welche Kennzahlen bzw. Messmethoden eignen sich dazu?
  • Wie kann man Verhandlungserfolge planen?

Die Planung ist die Voraussetzung, um später Abweichungen ausweisen und analysieren und damit mittelfristig Methoden und Prozesse im Einkauf verbessern zu können

Wir unterscheiden prinzipiell zwischen vier Planungs- und Messbereichen:

  1. dem Wettbewerbseffekt, der durch Ausschreibungen entsteht,
  2. dem monetären (End-)Erfolg durch direkte Verhandlungen mit den Lieferanten,
  3. den „Scope-Effekten“, welche sich auf die zu liefernden Leistungen/Produkte und Mengen beziehen und
  4. bewusst in Kauf genommene Mehrkosten (z. B. wegen Qualitätsaspekten)

Planung und Messung von Verhandlungserfolgen

Wertbeitrag im Einkauf berechnen Abbildung 1: Planung und Messung von Verhandlungserfolgen im InitiativeTracker von Orpheus

Verhandlungserfolge lassen sich nur dann als wertvolle Kennzahlen im Beschaffungscontrolling nutzen, wenn sie sowohl geplant als auch gemessen werden. Fehlt eine sorgfältige Planung, so lassen sich die späteren Ist-Zahlen kaum einordnen. Es lassen sich zudem keine Plan-Ist-Abweichungen berechnen, die für ein modernes und aktiv steuerndes Einkaufscontrolling unabdingbar sind.

Einkauf - Cost Avoidance Abbildung 2: Plan- und Ist-Werte für die aktive Steuerung von Verhandlungserfolgen

Abbildung 1 und 2 zeigen den InitiativeTracker, mit dem sich alle hier besprochenen Kennzahlen planen und messen lassen. Mehr dazu finden sie unter InitiativeTracker.

Kennzahl „Wettbewerbseffekt“ messen

Der Wettbewerbseffekt beschreibt die Preisvarianzen der Angebote innerhalb einer Ausschreibung. Abbildung 3 zeigt eine mögliche Ausprägung. Man unterstellt, dass allein dadurch, dass der Einkauf mehrere Lieferanten in einer Ausschreibung in Wettbewerb zueinander treten lässt, sich bereits Einsparpotentiale aufzeigen lassen. Die Ausschreibung erfüllt eine ganz wichtige Transparenz- und Benchmarking-Funktion für den Einkauf, da sie sowohl das durchschnittliche Preisniveau sichtbar macht als auch Ausreißer nach oben und unten.

Wettbewerbseffekt Einkauf Abbildung 3: Wettbewerbseffekt in einer Ausschreibung

Für die Messung der Einkaufserfolgs-Kennzahl „Wettbewerbseffekt“ gibt es mehrere Varianten:

  1. Spannweite aller Angebotspreise
  2. Spannweite ohne Berücksichtigung von Ausreißern (siehe Abbildung 3)
  3. Messung auf Basis der Standardabweichung
  4. Berücksichtigung von Angeboten, die sehr nah am Durchschnitt liegen
  5. Messung des Effektes, speziell von neuen Lieferanten

Kennzahl „(End-)Verhandlungserfolg“ messen

Neben dem Wettbewerbseffekt, der eher implizit durch die Anbieter selbst generiert wird, sollten im Rahmen des Einkaufscontrollings auch diejenigen Einsparungen gemessen werden, die der Einkauf durch seine aktive Verhandlungsleistung erbringt. Die so bezeichneten „Verhandlungserfolge“ lassen sich ebenfalls in mehreren Varianten berechnen:

  1. Messung der Differenz zwischen einem Erstangebotspreis und dem nachverhandelten Preis
  2. Messung der Differenz zwischen einem Referenzpreis, der nicht unbedingt einem Angebot entsprechen muss (z. B. der Durchschnittspreis) und dem nachverhandeltem Preis
  3. Wie Variante 1 oder 2, jedoch misst man nicht gegen den nachverhandelten Preis (im Sinne eines Soll-Preises), sondern gegen den realen Ist-Bestellpreis

Wichtig: In dem hier aufgeführten Beispiel (vgl. Abbildung 4) dient der Preis des „Siegerangebotes“ aus der Ausschreibung als Referenzpunkt zur Erfolgsmessung.

Verhandlungserfolge tracken Abbildung 4: Verhandlungserfolge messen

Das Beispiel in Abbildung 4 verwendet zur Berechnung des Verhandlungserfolges als Referenzpreis den Preis des „Siegerangebotes“ aus der Ausschreibung. Als Verhandlungserfolg des Einkaufs gilt somit nur diejenige Preisverbesserung, die man bezogen auf den besten Preis aller relevanten Angebote (ohne Ausreißer) erzielen konnte.

Würde man hingegen die lieferantenspezifischen Verhandlungsgerfolge oder den Durchschnittspreis aller relevanten Angebote als Referenzpunkt heranziehen, so wären die maximal möglichen Effekte deutlich größer.

Kennzahl „Bewusst in Kauf genommene Mehrkosten“ messen

Neben den „klassischen“ Verhandlungserfolgs-Kennzahlen erlauben weitere KPIs, die Performance des Einkaufs noch detaillierter zu validieren. Die Kennzahl „Bewusst in Kauf genommene Mehrkosten“ lässt sich beispielsweise dann sinnvoll einsetzen, wenn man messen möchte, welche monetären Effekte - im Sinne bewusst ausgelassener Einsparungen - durch das Entscheidungsmodell der Ausschreibung verursacht wurden. Sie beantwortet die Frage „Was kostet mich der Verzicht auf das preislich günstigste Angebot?“.

Kennzahl „Scope-Effekte“ messen

Ein weiteres Beispiel sind so genannte „Scope-Einsparungen“: Oft gewinnt ein Lieferant aufgrund seines günstigen Preises eine Ausschreibung, holt sich zusätzliche Budgets jedoch später z. B. über „Change Requests“ zurück, so dass signifikante Mehrkosten relativ zum Angebotspreis entstehen. Diese lassen sich in vielen Fällen erst nach Wochen oder Monaten messen und bleiben daher im Allgemeinen unerkannt.

Das vormals günstigste Angebot „entpuppt“ sich in vielen Fällen als sehr kostenintensiv. Scope-Effekte messen genau diese zusätzlichen (Mehr-)Kosten. Streng genommen müsste man sie mit den Verhandlungserfolgen addieren, um den realen, um Scope-Effekte bereinigten Verhandlungserfolg messen zu können.

Geschäftsführer - Orpheus GmbH
Dr. Jörg Dittrich
Geschäftsführer Orpheus GmbH
 
"Der indirekte Einkauf hat ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting."

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