Studie 2016 'Big Data Analytics im  Strategischen Einkauf'

Indirekter Einkauf: Transparenz, Potenzialanalysen und Erfolgsmessung

In vielen Unternehmen gehört der Einkauf sog. direkter Materialien, die in die Endprodukte eingehen, zum Kerngeschäft. Sie stehen im produzierenden Gewerbe bzw. der Industrie für ca. 70% bis 85% des Einkaufsvolumens. Alle anderen Beschaffungskategorien, wie Dienstleistungen, IT, Marketing etc., die oftmals als „Indirects“ bezeichnet werden, stehen für die restlichen 15% bis 30% des Einkaufsvolumens eines Unternehmens, die über den indirekten Einkauf gesteuert werden.

Herausforderungen, Schwerpunkte, Software-Tools

Interessanterweise wird der indirekte Einkauf von vielen Unternehmen nur mit einer geringen Priorität versehen. Dementsprechend gering ist auch der Professionalisierungsgrad der Beschaffung diesbezüglich in vielen Unternehmen. In den letzten Jahren hat sich jedoch auch in diesem Bereich etwas getan...

Angeführt von Branchen wie Banken und Versicherungen, die fast ausschließlich indirekte Kategorien wie IT oder Marketing einkaufen, ist auch der Reifegrad des indirekten Einkaufs gestiegen.

Professionelle Einkauforganisationen für den indirekten Bereich setzen seit einigen Jahren auch verstärkt auf neuartige analytische Softwaresysteme, welche die klassischen Spend Management bzw. Spend Analysis Lösungen ersetzen, die sich primär für den direkten Einkauf eigneten. Dies liegt unter anderem daran, dass der indirekte Einkauf ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting hat.

Besondere Anforderungen des indirekten Einkaufs an das Beschaffungscontrolling:

  • Datenqualität

    Bei Indirects ist die Datenlage und Qualität der Einkaufsdaten oft schlechter als bei den Directs, da z.B. keine Materialnummern oder Materialgruppen in Bestellungen oder Rechnungen vorhanden sind. Außerdem ist die Maverick Buying Quote oftmals deutlich höher als bei den direkten Warengruppen.

  • Wiederholbarkeit

    Zudem handelt es sich im indirekten Umfeld oftmals um keine wiederholbaren Bedarfe bzw. man glaubt dass es so ist (wie später noch erläutert wird, kann man sehr wohl mit einem hohen Anteil an Wiederholbedarfen auch im indirekten Einkauf arbeiten).

  • Komplexität

    Die relative Anzahl an Lieferanten ist – gemessen am Spend - oftmals sehr viel höher und die Steuerungskosten und Komplexität ebenfalls, da es sich meist um spezielle Dienstleistungen und Güter handelt.

Aus der Sicht eines Software-Herstellers für Einkaufscontrolling zeichnen sich führende Unternehmen im indirekten Einkauf dadurch aus, dass sie die oben genannten Herausforderungen aktiv aufnehmen und folgende Schwerpunkte setzen, um ihren Reifegrad zu erhöhen.

Schwerpunkte, um Ihren Reifegrad zu erhöhen

Die Software-Module von Orpheus bieten alle benötigten Funktionen und Kennzahlen für den indirekten (und den direkten) Einkauf. Wie im Text bereits beschrieben, liegt bei den indirekten Kategorien ein besonderer Schwerpunkt auf den Punkten 1., 2. und 3.. Mit Hilfe des DataCategorizer lassen sich Warengruppenstrukturen interaktiv definieren. Außerdem stellt die Software sicher, dass Einkaufsbelege automatisiert klassifiziert sowie die Lieferanten- und Material-Stammdaten konsolidiert und geclustert werden. Die Module SpendControl und InitiativeTracker dienen den Auswertungen und Potenzialanalysen mit allen erforderlichen Einkaufs-Kennzahlen sowie dem Maßnahmen-Management und –Controlling, auch für den indirekten Einkauf.

1. Unternehmensweit gültige, einheitliche Warengruppenstruktur aufbauen

Wie bei direkten Kategorien, so gilt es auch für die Indirects eine konzernweite Warengruppenstruktur aufzubauen, die zum einen die Spezifika des eigenen Unternehmens berücksichtigt. Zum anderen aber eben auch die Lieferantenmärkte und damit den einkäuferischen Aspekt. Technische Warengruppen, wie z.B. die ERP-Datenstrukturen, sind hier oftmals fehl am Platze. Aktuell setzen die meisten Unternehmen auf Standards wie eCl@ss oder UNSPSC. Leider eignen sich diese Standards weder optimal für automatisierte Klassifizierungen (siehe Punkt 2) noch bilden sie die Lieferantenmärkte und Kostenstrukturen immer sinnvoll ab.

So existiert z.B. bei eCl@ss in der Kategorie IT weder eine Unterteilung nach Software im Generellen, noch eine nach Lizenzen und Wartung/Support. Die Aussagekraft und Kosten-Transparenz bei der 1:1-Übernahme solcher Standards bleibt somit suboptimal.

Empfehlung: den Standard als Ausgangsbasis für eigene einkaufsoptimierte Kategoriestrukturen verwenden. Orpheus beispielsweise liefert mit seinem Klassifizierungs-Tool DataCategorizer bereits Kategoriestrukturen für einige indirekte Kategorien aus, die sich vielfach bewährt haben.

2. Automatisierte Klassifizierung der Einkaufsbelege gemäß der vorgegebenen Warengruppenstruktur

Wenn der indirekte Einkauf seine eigene — nach Lieferantenmärkten, Kosten- und Managementstrukturen ausgerichtete — Warengruppenstruktur definiert hat, so gilt es diese auch für Auswertungen, Potenzialanalysen und zur Steuerung der Einkaufsorganisation einzusetzen.

Dazu ist es notwendig, alle Einkaufsbelege des Unternehmens/Konzerns, d.h. sämtliche Rechnungen und Bestellungen sowie Wareneingänge, den einzelnen Einkaufskategorien zuzuordnen (… zu kategorisieren bzw. zu klassifizieren …). In größeren Unternehmen sprechen wir hierbei über mehrere hunderttausend bis Millionen von Rechnungs- und Bestellpositionen. Moderne Unternehmen nutzen aufgrund dieser hohen Datenmenge und der erwarteten Kategorisierungsgüte automatisierte Software-Werkzeuge, wie den DataCategorizer von Orpheus, da manuelle Klassifizierungen zu zeitaufwendig und qualitativ zu schlecht wären.

3. Konsolidierung von Lieferanten und Clustern von Materialien

Falls alle Einkaufsbelege den zugehörigen indirekten Einkaufskategorien aus der Warengruppenstruktur zugeordnet sind, so hat man nun einen ersten wichtigen Schritt zu mehr Datentransparenz gemacht. Man kennt nun z.B. erstmals die genauen Beschaffungs-Volumina (Spend) in den einzelnen Warengruppen bzw. Kategorien der Unternehmen / des Konzerns. Trotzdem mögen noch zahlreiche Unschärfen existieren, da man z.B. immer noch Duplikate bei den Lieferantenstammsätzen findet, die Bündelungsinitiativen unmöglich machen. Eine Konsolidierung gleicher bzw. zusammengehöriger Lieferanten sowie das Clustern ähnlicher Materialien ist daher der zweite elementare Schritt zu mehr Transparenz im Einkauf. Auch er kann aufgrund der Datenmenge und der komplexen Mustererkennungsanforderungen in einer ausreichenden Güte über die spezialisierte DataCategorizer-Software erfolgen.

4. Potenzialanalysen im indirekten Einkauf sowie faktenbasierte Einkaufsstrategien

Durch die Schritte 1 bis 3 hat der indirekte Einkauf nun die Voraussetzung und Transparenz geschaffen, um selbständig (und ohne Hilfe der internen IT) Potentialanalysen durchzuführen, um Ansatzpunkte für mögliche Einsparungen oder Prozessverbesserungen zu finden sowie die Basis für faktenbasierte Einkaufsstrategien zu legen. Der indirekte Einkauf agiert nun auf einer deutlich besseren Informationsbasis. Er kann sich auf seine Daten und Kennzahlen verlassen, die nun sehr viel verlässlicher und belastbarer sind. Zudem kann er endlich strategisch arbeiten und sich mit Potentialen befassen, die es zu heben gilt, statt sich mit dem manuellen Bereinigen und Konsolidieren von Daten zu beschäftigen. Diese operativen Arbeiten automatisiert und erledigt für ihn die Orpheus-Software für den indirekten Einkauf.

5. Einführung von Clustern für wiederholbare Beschaffungsvorgänge und Objekte sowie zur effizienteren Erfolgsmessung im indirekten Einkauf

Mittel- und langfristig möchte der indirekte Einkauf jedoch neben der Transparenz auch die Erfolgsplanung und -Messung verbessern, um seinen Wertbeitrag für das Unternehmen besser darstellen zu können. Hierzu gilt es eine Art „Baukastensystem“, das aus einzelnen sog. Clustern besteht, aufzubauen und über die Orpheus-Software zu verwalten. Hiermit geling es, sukzessive mehr und mehr Anteile des Beschaffungsvolumens als wiederholbaren Spend erfolgsmessbar zu machen. Orpheus stellt mit seinen Modulen InitiativeTracker und DataCategorizer Werkzeuge zur Verfügung, um die Cluster des indirekten Einkaufs effizient zu managen und den Erfolg bzw. Wertbeitrag zu messen.

Transparenz und Erfolgsmessung im indirekten Einkauf Abbildung 1: "Orpheus Software – eine Komplettlösung (auch) für den indirekten Einkauf"
Die wichtigsten System-Funktionen für SpendAnalysis bzw. Einkaufscontrolling im indirekten Einkauf
  1. Automatische Datenextraktion und Datenkonsolidierung aus allen (auch heterogenen) ERP-Systemen
  2. Datenmanagement, Datenharmonisierung & Data Cleansing
    1. Konsolidierug und Hierarchisierung von Lieferanten
    2. Klassifizierung von Einkaufsbelegen (Rechnungen, Bestellungen) gemäß der Struktur aus 3.
  3. Definition einer unternehmens- bzw. konzernweiten Warengruppenstruktur
  4. Kennzahlen, KPIs und Analysen speziell für den indirekten Einkauf
    1. Unterstützung aller wichtigen KPIs des indirekten Einkaufs (vgl. Tabelle 2)
    2. Reports und Analyseketten für alle wichtigen Fragestellungen des indirekten Einkaufs (vgl. Tabelle 2)
Tabelle 1: "Die wichtigsten System-Funktionen für Spend Analysis bzw. Einkaufscontrolling im indirekten Einkauf"
Die 9 wichtigsten Analyse- und Reporting-Felder des Indirekten Einkaufs
  1. Dashboards und KPIs für Lead Buyer
    1. Warengruppen-Dashboard
    2. Lieferanten-Verhandlungsblatt
    3. KPI-Entwicklungen im Zeitverlauf
  2. Bündelung & Lieferanten-Struktur
    1. ABC- und XYZ-Analysen
    2. Lieferanten-Fragmentierung in den Warengruppen
  3. Internes Benchmarking & Spend-Strukturen
    1. KPI Benchmarking
    2. Spendanteil je Warengruppe und Gesellschaft
    3. Kategorie-Spend je Mitarbeiter
    4. Spend-Euro je Umsatz-Euro
  4. Frühwarn-Indikatoren für Spend-Trends
  5. Maverick Buying & Compliance
    1. Bestellbezug
    2. Rahmenvertragsquote
    3. Preis-Compliance
  6. Automation & Prozessanalysen
    1. Buying-Channel
    2. Durchlaufzeiten
  7. Verhandlungserfolge & Cost Avoidance
  8. Single Sourcing je Warengruppe & Risiko-Analysen
  9. Working Capital Analysen
    1. Zahlungskonditionen
    2. Reales Zahlungsverhalten
    3. Skonto-Analysen
Tabelle 2: "Die 8 wichtigsten Analyse- und Reporting-Felder des Inirekten Einkaufs"
Geschäftsführer - Orpheus GmbH
Dr. Jörg Dittrich
Geschäftsführer Orpheus GmbH
 
"Der indirekte Einkauf hat ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting."

Blog durchusuchen

Orpheus Blog

In diesem Blog finden Sie Expertenwissen rund um Maßnahmen-Management und Projektleitung im Strategischen Einkauf. InitiativeTracker ist eine Software zum Planen und Überwachen Ihrer Sourcing-Initiativen, Steuern Ihrer Einkaufsorganisation und Messen Ihrer Einkaufsperformance.

Events

14. - 15. März 2017

8. BME-eLÖSUNGSTAGE 2017

MARITIM Hotel, Maritim-Platz 1, 40474 Düsseldorf, Germany

8. BME-eLÖSUNGSTAGE 2017

Sprechen Sie uns an.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen und stellen Ihnen unsere Lösungen in einer kurzen Online-Präsentation vor. Nennen Sie uns zwei Wunschtermine und teilen Sie uns mit, wie Sie kontaktiert werden möchten. Wir setzen uns mit Ihnen in Verbindung.