Studie 2016 'Big Data Analytics im  Strategischen Einkauf'

Aufbau eines strategischen Einkaufscontrolling-Systems

Die Einkaufsabteilungen entwickeln sich zunehmend weg vom Bestell-Service hin zu einem mächtigen strategischen Instrument ihres Unternehmens. Mehr und mehr trifft der Einkauf wichtige Entscheidungen. Der Gegenwind der anderen Abteilungen ist jedoch noch stark. In komplexen, internationalen Unternehmenshierarchien findet der Einkauf leider noch oft lokal statt, ohne dass der Zentraleinkauf über diese Einkäufe informiert wird...

Was strategisches Einkaufscontrolling bedeutet

Um es den Einkaufsabteilungen zu ermöglichen, strategisch zu arbeiten, wird also die Einkaufsorganisation zentralisiert und es werden feste Abteilungen für den strategischen Einkauf geschaffen. Der Leiter dieser neuen Art Einkaufsabteilung (CPO - Chief Procurement Officer) trägt gegenüber dem CEO echte Verantwortung.

Einkaufscontrolling Kennzahlen


Erst mit einem konzernübergreifenden Einkaufscontrolling werden die Rountinearbeiten und Entscheidungen des Einkaufs unterstützt und deren Erfolge sichtbar und bewertbar:



Aufbau Einkaufscontrolling

Die drei wichtigsten Bereiche des strategischen Einkaufs

  1. Management der CPO-Organisation
  2. Kostenreduktion
  3. Optimierung des Working Capital

Die Windmühlen der neuen CPOs

1. Management der CPO-Organisation

Viele Unternehmen besitzen noch keine einheitliche Software für Einkaufscontrolling und Reporting - sie versuchen mit Excel die Bestelldaten manuell aus allen Unternehmensbereichen zusammenzubringen.

Das bringt einige Probleme mit sich:

  • Die Mitarbeiter werden außerhalb ihres Tagesgeschäfts erheblich belastet.
  • Am Monatsbeginn ist die Einkaufsorganisation quasi lahmgelegt.
  • Eine einheitliche Struktur für die Excel-Dateien ist nur schwer durchzusetzen. Sie müssen mühsam manuell konsolidiert werden.
  • Die manuelle Aufbereitung der Berichte birgt Fehlerpotenzial.
  • Die Erstellung der notwendigen Basisauswertungen kann oft nur von der – sowieso stark belasteten – IT-Abteilung vorgenommen werden.

Zudem besteht hier die Gefahr der "Subjektivität der Daten". Denn nicht jeder Mitarbeiter erstellt seine Excel-Datei nach der gleichen Methodik (z. B. Berechnung einer Kennzahl). Außerdem ist ein Aufpolieren der Ergebnisse leicht möglich und kann nur schwer aufgedeckt werden.

Paradox: Der CPO muss in diesem Fall seine Mitarbeiter anhand der von ihnen selbst zusammengestellten Zahlen beurteilen.


2. Kostenreduktion

Um Kosten zu sparen, müssen die effektivsten Bündelungspotenziale schnell erkannt werden. Erst dann können Verhandlungen optimal geführt und Lieferanten strategisch sinnvoll gewechselt werden.

Für die ausreichende Vorbereitung von Rahmenvertragsverhandlungen etc. werden sauber konsolidierte, valide Daten benötigt. Doch ohne Content-Management und unternehmensübergreifendem Einkaufscontrolling-System kann dies nicht erreicht werden.

Die Folge: Die Verhandlungsposition gegenüber den Lieferanten ist erheblich geschwächt. Einsparungen können nicht eindeutig bewertet werden, wodurch der CPO den geleisteten Erfolg seiner Abteilung gegenüber der Geschäftsleitung nicht sichtbar machen kann.


3. Optimierung des Working Capital

Lagerbestände, Umschlagszeiten und Durchlaufzeiten sowie mangelnde Nutzung von Zahlungsbedingungen binden große Mengen an Kapital.

In Deutschland ist es immer noch sehr beliebt, Rechnungen nach 10 Tagen zu bezahlen und dafür Skonto abzuziehen. Geld hat in diesem Fall viel zu früh das Unternehmen verlassen, laufende Kosten müssen ggf. am Kapitalmarkt zwischenfinanziert werden. Wenn man allerdings die Produktions- und Lagerzeit des Endproduktes sowie die eingeräumten Zahlungskonditionen des Kunden berücksichtigt, kann eine längere Zeitspanne zwischen der Bezahlung des Lieferanten und der Kompensation durch den Verkauf des Endproduktes an den Kunden entstehen.

Fehlende Möglichkeiten: Zahlungsbedingungen liegen im direkten Einfluss des Einkaufs, da dieser die Verhandlungen mit den Lieferanten führt. Die Durchsetzung obliegt allerdings nicht dem CPO, sondern der Buchhaltung und damit dem CFO (Chief Financial Officer).

Orpheus bietet eine Software für den strategischen Einkauf, die genau hier ansetzt:
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Geschäftsführer - Orpheus GmbH
Dr. Jörg Dittrich
Geschäftsführer Orpheus GmbH
 
"Der indirekte Einkauf hat ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting."

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