Studie 2016 'Big Data Analytics im  Strategischen Einkauf'

Studie: Einkaufsperformance unter der Lupe

Dr. Jörg Dittrich - Geschäftsführer, Orpheus GmbH

"Wie schaffe ich es, regelmäßig neue Effizienz- und Einsparpotenziale aufzudecken und diese mithilfe eines intelligenten Performance Management Systems so umzusetzen, dass sie den sichtbaren Wertbeitrag des Einkaufs größtmöglich und nachhaltig steigern?"

"Mit einer größtenteils heterogenen Datenbasis und der Herausforderung, globale, regionale und lokale Beschaffungsaktivitäten effektiv zu steuern, steigt die Komplexität."

Christian Ruck - Leiter Professional Services, Orpheus GmbH

Als Hersteller von Software für den strategischen Einkauf sind Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Strukturen unsere Kunden. In den letzten Jahren kristallisierte sich für sie eine Fragestellung als besonders wichtig heraus:

"Wie schaffe ich es, regelmäßig neue Effizienz- und Einsparpotenziale aufzudecken und diese mithilfe eines intelligenten Performance Management Systems so umzusetzen, dass sie den sichtbaren Wertbeitrag des Einkaufs größtmöglich und nachhaltig steigern?"

Der erste Schritt ist die konzernweite Transparenz über alle einkaufsrelevanten Ausgaben, um diese anschließend auf Herz und Nieren validieren und analysieren zu können. Dies beinhaltet auch ein systemgestütztes Einkaufsassessment auf Basis bewährter Kennzahlen. Beides kann mit Software sehr gut unterstützt werden.

Ist dies etabliert, können in einem zweiten Schritt automatisierte Einsparpotenzial- analysen wertvolle Hinweise dafür geben, wo bisher unentdeckte Savingsmöglich-keiten liegen, bevor im dritten Schritt eine auf die internen Abläufe im Einkauf abgestimmte Software eine ergebniseffektive Maßnahmensteuerung und Erfolgs-messung ermöglicht.

Als Resultat entsteht ein komplett verzahntes und inhaltlich ausgereiftes Soft-waresystem für Procurement-Performance-Management, welches Assessments, Potenzialanalysen, Einkaufscontrolling und die Steuerung der Einkaufsorganisa-tion optimal unterstützt.

Interessant sind natürlich die Feinheiten und Details, die wir in der vorliegenden Studie erörtern. Ein besonderer Schwerpunkt liegt dabei auf den leicht abwei-chenden Anforderungen und Einschätzungen von Finanzbereich (CFO) und Einkaufsressort (CPO).

Wir bedanken uns bei allen Teilnehmern für die zahlreichen Gespräche und die wertvolle Unterstützung und freuen uns, wenn wir den Lesern dieser Studie interessante Erkenntnisse zur Verfügung stellen können.

Gegenwärtig erleben wir einen starken Umbruch im Bereich Einkauf. Zunehmender Wettbewerbsdruck und die damit verbundene Zentralisierung der Beschaffungssteu-erung sowie die Konsolidierung der ERP- und Einkaufssysteme stellen den CPO vor neue Herausforderungen.

"Mit einer größtenteils heterogenen Datenbasis und der Herausforderung, globale, regionale und lokale Beschaffungsaktivitäten effektiv zu steuern, steigt die Komplexität."

Gleichzeitig rückt die Wertbeitragsmessung im Einkauf zunehmend in den Fokus der CFO-Agenda, sodass die Dimension der Finanzorientierung immer mehr an Bedeutung gewinnt.

Beschaffungskosten und Liquiditätsveränderungen gehören heute zu den Standard-kennzahlen der CFOs und CPOs, mit deren Hilfe frühzeitig Planabweichungen erkannt werden. Daher ist eine präzise und einheitliche Messung unerlässlich, um ein konsis-tentes Controlling durchzuführen und erforderliche Optimierungsmaßnahmen abzuleiten. Gleichzeitig bilden diese Kennzahlen die Basis für variable Vergü-tungskomponenten im Einkauf, die in über der Hälfte der Unternehmen Einzug gehalten haben.

Für die nächsten Jahre rechnen wir damit, dass das Procurement-Performance-Management als Methode zur Messung des Wertbeitrags im Einkauf und als Steuerungsinstrument zur Steigerung der Einkaufsperformance immer mehr angewendet wird.

Der Einkauf steht jetzt vor der Aufgabe, die dafür erforderlichen Rahmenbedin-gungen zu schaffen. Eine einheitlich klassifizierte Datenbasis, eine mit dem Finanz-bereich abgestimmte Baseline, klar definierte Einspar- und Liquiditätskennzahlen und ein standardisierter Performance-Management-Prozess sind dabei wesentliche Erfolgsfaktoren.

Ich wünsche Ihnen viele anregende Impulse für die weitere Entwicklung Ihrer Wertbeitragsmessung im Einkauf.

Resümee der Autoren

Die Studie hat gezeigt: Sowohl für CFOs als auch für CPOs ist eine höhere Transparenz über die Einkaufsdaten neben der Realisierung von Savings eines der wichtigsten Themen, um die Performance und den Wertbeitrag im Einkauf zu verbessern. Jedoch ergab die Befragung zugleich, dass der Realisierungsgrad bei beiden Themen deutlich geringer ist als die Bedeutung, die die Studienteilnehmer diesen Zielen für ihr Unternehmen zuweisen.

Dies wiegt umso schwerer, weil es sich speziell bei der Transparenz um eine wesentliche Voraussetzung handelt, um wichtige andere Zielsetzungen im Einkauf realisieren zu können. Hierzu gehören unter anderem eine genauere Erfolgsmessung, die Minimie-rung von Risiken und Prozessverbesserungen.

Im organisatorischen Bereich gibt es ebenfalls Handlungsbedarf: Dazu zählen etwa unklare oder sogar fehlende Verantwortlichkeiten für das Procurement-Performance-Management und die mangelnde Zusammenarbeit und Abstimmung des Einkaufs mit dem Finanzbereich.

Vergleicht man die Sicht von Finanzbereich und Einkauf, zeigt sich eine deutliche Diskrepanz: Der CFO glaubt bei acht der elf abgefragten Zielsetzungen zur Perfor-manceverbesserung im Einkauf, dass das Unternehmen hier deutlich besser aufge-stellt ist, als der CPO es einschätzt. Hier stellt sich die Frage nach einer möglicher-weise vorhandenen Informationsasymmetrie, die ggf. ein Ansatzpunkt für eine weitere, über die vorliegende Studie hinausgehende Beschäftigung mit dieser Thematik sein könnte.

Das Spannungsfeld zwischen subjektiver Einschätzung und tatsächlicher Umsetzung ist ebenfalls eine Kernerkenntnis der Studie. Dies wird insbesondere bei der Erfolgs-messung deutlich: Viele Befragte glauben zum Beispiel, die Einsparungen gut bewer-ten zu können. Die faktische Messung auf der Basis einer hinreichenden Transparenz ist hingegen nur bei einer Minderheit der Unternehmen tatsächlich gegeben.

Dieser Punkt zeigt exemplarisch, warum ein professionelles, systemgestütztes Procurement-Performance-Management sowohl für den Einkauf als auch für den Finanzbereich von großer Bedeutung ist und darüber hinaus erhebliche Optimie-rungspotenziale für die Performance und den Wertbeitrag im Einkauf bietet.

PPM-Studie 2014 kostenlos herunterladen

Holen Sie sich die Studie Procurement-Performance-Management von Ernst & Young und Orpheus. PDF Dokument - 40 Seiten - Dateigröße 1,42 MB.

Sie finden in der rechten Spalte einen Auszug aus der Studie, um Ihnen einen Eindruck über deren Gehalt und Umfang zu vermitteln.




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