Voraussetzungen für das Auffinden dieser Einsparpotenziale:

• Existenz eines unternehmensweiten Kategorisierungsschemas für Beschaffungsgruppen (z. B. eCl@ss, UNSPSC)
• Vollständige Transparenz über Beschaffungsvolumina (Spend), Preise, Mengen, Verträge und ihre Konditionen sowie SLAs (Service Level Agreements)
• Hohe Datenqualität bei Stamm- und Bewegungsdaten im Einkauf
• Implementierung moderner Controlling- und Benchmark-Verfahren
• Definition von Einkaufsstrategien für alle wichtigen Beschaffungsgruppen
• Implementierung einer „state-of-the-art“ Einkaufsorganisation
• Implementierung von effizienten, wettbewerbsfähigen Einkaufs- und Sourcing-Prozessen
• Aufbau einer „state-of-the-art“ Systemlandschaft

Um diese Voraussetzungen zu schaffen, braucht man einerseits ein modernes Spend-Management-System und andererseits spezielle, fachliche Analyse-Verfahren.

1. Zuerst bringen Sie alle Einkaufsdaten (Bestelldaten, Rechunungsdaten, Lieferantendaten, etc.) in ihr Spend-Management-System. Wahrscheinlich ist es dafür notwendig die Daten zu harmonisieren, zu bereinigen (z.B. um Duplikate) und anzureichern (z.B. um eClass), damit Sie später auch die Auswertungen durchführen können, die Sie benötigen.
2. Anschließend können die nun qualitativ hochwertigen Daten mit speziellen Analyse-Verfahren weiterverarbeitet werden. Dabei kommen Regeln zum Einsatz, statistische Verfahren oder auch Methoden aus der KI (künstliche Intelligenz).