Studie 2016 'Big Data Analytics im  Strategischen Einkauf'

Schnelle, nachhaltige Datentransparenz

Ein Punkt, der sich als eine der größten Schwachstellen reiner Data-Warehouse- bzw. Einkaufs-Informationssysteme herausstellt ist: Die Daten müssen immer noch aufwendig manuell nachbearbeitet und aufbereitet werden. Oder es werden Einschränkungen bei den Auswertungsmöglichkeiten in Kauf genommen, was allerdings die Zufriedenheit der Benutzer und die Brauchbarkeit der Ergebnisse ebenfalls in Grenzen weist ...

Gutes Content Management bringt die nötige Datenqualität für den strategischen Einkauf

Ein Manager eines großen Konzerns räumte bei einer Präsentation ein, dass die Zahlen in seinem über mehrere Jahre aufgebauten Data Warehouse zwar in Summe stimmen würden, er aber eine Werkstudentin einsetzen müsste, die ihm die Berichte zur Auswertung aufbereitet.

Ursachenforschung - Warum manche ihre Cube Daten nachträglich nochmals aufbereiten müssen

Dies passiert dann, wenn die Daten nach dem Abzug aus den Quellsystemen noch in unharmonisierter Form vorliegen.

  1. Duplikate, Duplikate

    Gleiche Materialien haben teils unterschiedliche Nummern und Bezeichnungen, oft sogar in unterschiedlichen Sprachen. Lieferanten sind aus diversen Gründen mehrmals in dem System / den Systemen angelegt worden, ebenfalls mit unterschiedlichen Nummern und Bezeichnungen.

    Dies führt dazu, dass zusammengehörige Datensätze in Berichten mehrmals auftauchen und mühsam manuell konsolidiert werden müssen.

  2. Unsaubere, unbrauchbare oder ungepflegte Warengruppen

    Materialgruppen werden in ERP-Systemen meistens aus Produktionssicht angelegt. Diese kann sich von der Einkaufssicht erheblich unterscheiden.

    Auch das Ausrollen eines einheitlichen Warengruppensystems in die Quellsysteme löst die Probleme nur scheinbar. Zum Einen ist die manuelle Pflege und Konsolidierung sehr aufwendig. Zum Anderen kann nicht verhindert werden, dass lokale Systemadministratoren Veränderungen vornehmen oder Benutzer vorgegebene Prozesse oder Eingabefelder "im Eifer des Gefechts" umgehen.

    So war der Spend in einem von uns betrachteten System zu 90% einer bestimmten Warengruppe zugeordnet. Eine genauere Analyse ergab, dass diese als erster Eintrag der Auswahlliste des SAP-Systems erschien.

  3. Kategorie "Sonstiges" bringt Probleme

    Beliebt sind auch Gruppen mit der Bezeichnung „Sonstiges“, die auf Druck der Benutzer eingeführt werden müssen, um Sonderfälle abzudecken.

    Hier ist Vorsicht angebracht: Zusammenfassungen im Rahmen eines Reports sind völlig in Ordnung, sogar sinnvoll, aber solche Container-Begriffe bei der Dateneingabe anzubieten ist gefährlich. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Anzahl der Sonderfälle kurze Zeit nach Einführung einer solchen Kategorie rasant ansteigt. In der Hektik des Tagesgeschäfts wird dieser Container gerne auch bei Dingen eingesetzt, die anders klassifiziert werden müssten. Diese Fehl-Klassifizierungen verfälschen anschließend die Berichte.

  4. Fehlende Informationen bei indirektem Spend

    Ein weitere Schwachstelle bildet der indirekte Spend, der zum Großteil ohne eine zugeordnete Bestellung abgewickelt wird und dann keine Material- bzw. Materialgruppen-Informationen aufweist. Dieser nicht unerhebliche Betrag fällt als Folge unter den Tisch und kann nicht mehr analysiert werden.

„Intelligentes“ Content Management reduziert Schwachstellen auf ein Minimum

Content Management ist ein wichtiger Teil professioneller Einkaufscontrolling-Lösungen. Es ermöglicht eine effiziente und schnelle Einführung des Spend Cubes mit geringem operativen Aufwand.

Verlässliche Daten und vergleichbare Analysen machen Ergebnisse messbar

Eine professionelle Einkaufscontrolling-Software besteht aus drei logischen Schichten:

  • Business Data Warehouse
  • Applikation
  • Content Management
Spend Cube für Einkaufsdaten (direkter Spend und indirekter Spend)

Im Business Warehouse findet u.a. die Systemintegration und die Aufbereitung der Daten aus den Quellsystemen statt. Zusätzlich laufen hier zentrale Dienste, wie die Archivierung und Backups.

Die Applikationsschicht stellt u.a. das Berichtswesen sowie die Rechteverwaltung zur Verfügung.

Im Kern der Architektur steht das Content Management, in der die Daten konsolidiert und kategorisiert werden. Damit wird die übergreifende Basis geschaffen, die eine effiziente unternehmensübergreifende Auswertung der Einkaufsdaten ermöglicht.

Geschäftsführer - Orpheus GmbH
Dr. Jörg Dittrich
Geschäftsführer Orpheus GmbH
 
"Der indirekte Einkauf hat ganz besondere Anforderungen an das Beschaffungscontrolling bzw. Einkaufsreporting."

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