Durch sein einzigartiges Content Management ermöglicht der Orpheus Spend Cube eine schnelle und nachhaltige Datentransparenz für den strategischen Einkauf

Ein Punkt stellt sich immer öfter als Schwachstelle reiner Data-Warehouse- bzw. Einkaufsinformationssysteme heraus: Die Daten müssen immer noch aufwändig manuell nachbearbeitet und aufbereitet werden. Oder es werden Einschränkungen bei den Auswertungsmöglichkeiten in Kauf genommen, was allerdings die Zufriedenheit der Benutzer und das Vertrauen in die Ergebnisse nicht erhöht.

Ein Manager eines großen Konzerns räumte bei einer Präsentation des Spend Cubes ein, dass die Zahlen in seinem über mehrere Jahre aufgebauten Data Warehouse zwar in Summe stimmen würden, er aber eine Werkstudentin einsetzen müsste, die ihm die Berichte zur Auswertung aufbereitet.

Dies liegt daran, dass die Daten nach dem Abzug aus den Quellsystemen in unharmonisierter Form vorliegen. Gleiche Materialien haben unterschiedliche Nummern und Bezeichnungen, ggf. sogar in unterschiedlichen Sprachen. Lieferanten sind aus diversen Gründen mehrmals in einem System bzw. in mehreren Systemen angelegt, ebenfalls mit unterschiedlichen Nummern und Bezeichnungen. Dies führt dazu, dass zusammengehörige Datensätze in Berichten mehrmals auftauchen und mühsam manuell konsolidiert werden müssen.

Materialgruppen werden in ERP-Systemen meistens aus Produktionssicht angelegt. Diese kann sich von der Einkaufssicht erheblich unterscheiden.

Auch das Ausrollen eines einheitlichen Warengruppensystems in die Quellsysteme löst das Problem nur zum Teil. Zunächst ist die Pflege und Konsolidierung sehr aufwändig, da nicht verhindert werden kann, dass lokale Systemadministratoren Veränderungen vornehmen. Hinzu kommt, dass die Benutzer vorgegebene Prozesse aus Zeitmangel nach Möglichkeit umgehen.

So war der Spend in einem von uns betrachteten System zu 90% einer bestimmten Warengruppe zugeordnet. Eine genauere Analyse ergab, dass diese als erster Eintrag der Auswahlliste des SAP-Systems erschien. Beliebt sind auch immer Gruppen mit der Bezeichnung „Sonstiges“, die auf Druck der Benutzer eingeführt werden müssen, um Sonderfälle abzudecken. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Anzahl der Sonderfälle nach kurzer Zeit rasant ansteigt. Zudem kommt es in der Hektik des Tagesgeschäfts zu Falschklassifizierungen, die dann die Berichte verfälschen können.

Ein weitere Schwachstelle bildet der indirekte Spend, der zum Großteil ohne eine zugeordnete Bestellung abgewickelt wird und somit keine Material- bzw. Materialgruppeninformationen aufweist. Dieser – oft erhebliche – Betrag fällt bei vielen Systemen unter den Tisch und kann nicht analysiert werden.

Das „intelligente“ Content Management reduziert diese Schwachstellen auf ein Minimum

Das Content Management ermöglicht eine effiziente und schnelle Einführung des Spend Cubes mit einem geringen operativen Aufwand. Die Verlässlichkeit der Datenbasis und die Vergleichbarkeit der Analysen sorgen für eine nachhaltige Messbarkeit der Ergebnisse.

Der Spend Cube besteht aus drei logischen Schichten, Business Warehouse, Applikation und Content Management.

Im Business Warehouse findet u.a. die Systemintegration und die Aufbereitung der Daten aus den Quellsystemen statt. Zusätzlich laufen hier zentrale Dienste, wie die Archivierung und Backups. Die Applikationsschicht stellt u.a. das Berichtswesen sowie die Rechteverwaltung zur Verfügung.

Die dritte – aus unserer Sicht wichtigste – Ebene stellt das Content Management dar, in der die Daten konsolidiert und kategorisiert werden. Damit wirdt überhaupt erst die übergreifende Basis geschaffen, die eine effiziente unternehmensübergreifende Auswertung der Einkaufsdaten ermöglicht.

Die Konsolidierung und Kategorisierung der Daten muss sowohl auf Material- / -gruppen-, als auch auf Lieferantenseite durchgeführt werden

Orpheus stellt für das Content Management zwei eigenständige Module für die Lieferantennormalisierung und die Kategorisierung von Materialien, bzw. Materialgruppen zur Verfügung. Letzteres stellt in seiner aktuellen Ausbaustufe ein echtes Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen Spend-Management-Systemen dar. Nur wenige Anbieter stellen eine solche Funktionalität zur Verfügung.

Entwickelt wurden diese Module aus konkreten Projekt-Anforderungen und sind – da sie immer unter extremen Zeitdruck eingesetzt werden müssen – pragmatisch aufgebaut und einfach bedienbar. Überflüssige Funktionalitäten sucht man vergeblich.

Beide Module haben sich schon oft im Projektalltag bzw. im regelmäßigen Einsatz bewährt und alle Anforderungen mit Bravour bewältigt. Dies zeigt auch, dass die Funktionalität mittlerweile einen großen Reifegrad erreicht hat.